¿Cómo pueden los clientes facilitar su trabajo como organizador?
Ante todo, con una organización interna de la asociación o la sociedad basada en una buena estructura, con una gobernanza clara, sobre todo en los ámbitos médico y científico, que evolucionan tan rápido. Esto impacta mucho en la captación de fondos y una correcta alineación con el compliance de los patrocinadores. Si no hay líneas claras sobre quién es responsable de qué, cómo se va a organizar el contenido del congreso, cómo se identifica el propósito de la asociación… cuesta que funcione el colectivo y, aún más, sus congresos.
Es imperativo identificar cuál es la línea a seguir y el motivo por el que se realiza cada una de las acciones que se hacen.
Una vez definida una estructura correcta, mencionaría como un factor facilitador el hecho de tener objetivos claros. Es decir, no se debe hacer un congreso si no se sabe para qué servirá. Por eso las asociaciones deberían entrenar a sus directivos, muchos llegan a las juntas directivas sin saber qué hace un secretario general, un tesorero o un vocal…
Y quienes organizamos, sabemos que hay un mundo entre ofrecerles la plataforma que les permita desarrollar su actividad. Ante las que se dieron cuenta de que necesitan ayuda profesional, debemos crear los espacios para que los potenciales directivos se puedan entrenar. Si uno no sabe en qué consiste el trabajo para el que se está postulando, quedará en manos de la improvisación. Es necesaria más educación sobre cómo dirigir y crear una mejor estructura organizativa.
Seguramente nuestra responsabilidad como organizadores pasa por educar a nuestros clientes y aportar suficientes visiones externas que nos enriquezcan, pero lo que más hacemos es estar siempre hablándonos a nosotros mismos.
¿Cómo podría el sector de la industria de reuniones contribuir a esta necesidad de profesionalización?
Necesitamos visiones de otras industrias, descubrir estrategias disruptivas que nos podrían servir en nuestros trabajos, conocer más sobre retos que otros afrontan y que nos pueden amenazar a nosotros también… También es nuestra labor hacerle entender al cliente el valor agregado que conseguirían profesionalizando las asociaciones.
¿Qué le pediría a sus proveedores?
Que sepan alinearse con la visión de sus clientes, ya que creo más en la prestación de un servicio que en la venta de un producto. Necesito cosas que se adapten a lo que mi cliente requiere y a lo que yo necesito. Por eso les pido agilidad en las respuestas, sentido de urgencia, profesionalización de sus recursos, innovación… y educación, educación y educación.
Por ejemplo, no quiero un montador de equipos, quiero un prestador de servicios audiovisuales. Quiero soluciones medioambientales que vayan más allá del ítem al que le pongo un check en la lista. Invertir menos tiempo en los procesos debido a una mayor profesionalización también resulta más rentable.
¿Qué tendencias percibe en relación a la asistencia?
El público es cada vez más móvil y esto es positivo. Yo no veo que estemos ante un cambio generacional, sino ante una interconexión generacional. Esto no es una carrera de relevos en la que uno se quita para que entre otro, sino un contexto en el que las audiencias se vuelven cada vez más jóvenes y disruptivas.
Para nosotros es un gran reto, no podemos utilizar la tecnología por el simple hecho de utilizarla. Los nuevos asistentes vienen con el tiempo más calculado, asisten a las ponencias que les interesan y ya no se les ve más, buscan más interacción con los conferenciantes y que se les tenga más en cuenta a la hora de diseñar el congreso.
Hay que hacer congresos, no en función de lo que la sociedad quiere, sino de lo que quiere la audiencia. Y para saber lo que quiere, hay que preguntarle. Por eso hay que crear un contacto. Y no solo entre los sectores público y privado, también con la comunidad implicada, cada vez más demandante de un contenido de calidad.
¿Es más difícil hoy en día organizar un congreso?
Sí, la complejidad ha aumentado mucho. Sobre todo, en relación al reto que conlleva conseguir que las acciones no se estanquen, que perduren en el tiempo. Ahora hablamos de legado, de impacto, de qué quiere el participante, de muchas tecnologías… cosas que antes no formaban parte de nuestra cotidianeidad. Cuando yo empecé había que contactar con 1.500 personas para reunir a 150, y sin los medios para comunicar que tenemos ahora. Sin embargo, hoy tenemos que contar con un mensaje para cada audiencia, y en esto radica la dificultad. Todo el mundo quiere algo nuevo y se dio cuenta de que lo puede tener.
¿Qué legado deben defender los propios organizadores?
Además de contribuir al éxito de nuestros clientes, también ocuparnos de la gran cantidad de migrantes que se están moviendo por el mundo. Nuestro trabajo consiste en reunir a gente y podemos contribuir a visibilizar este problema.
Linkedin JAVIER MONTILLA