La Asociación de Palacios de Congresos de España (APCE) ha realizado un estudio de benchmarking en el que han participado 30 recintos, socios de APCE, que representan más del 80% de los palacios de congresos de España.
El objetivo del estudio es disponer de una visión actualizada de la situación del mercado a nivel nacional. Los datos recopilados para la elaboración del informe proceden de un formulario común enviado a los venues para su posterior evaluación y comparación.
Principales conclusiones
La tarifa global es la predominante: El 87% de los palacios de congresos ofrecen su espacio a través de una tarifa global o, lo que es lo mismo, el alquiler integral del espacio. Esta tarifa supone una reducción del precio de entre el 25% y el 30% en comparación con la contratación individual de las diferentes salas. El estudio también señala una mayor flexibilidad contractual (los depósitos iniciales suelen situarse entre el 10% y el 25% del importe total), siendo más competitivos los espacios que propongan menos rigidez ante posibles riesgos.
Incrementa el peso de los costes complementarios: La tarifa base no es representativa de los ingresos reales de los palacios de congresos en cada operación, más en un contexto de peso creciente de los costes derivados del uso del espacio y la tecnología y recursos ofrecidos. Los recargos por nocturnidad, el alquiler del palacio en días festivos, las opciones de almacenaje, la contratación de personal externo, los servicios de electricidad, el personal de seguridad, el catering o una conectividad avanzada pueden suponer incrementos de entre el 20% y el 50% sobre la tarifa base, especialmente en congresos de gran formato o con necesidades técnicas específicas. De hecho, APCE señala que las diferencias entre recintos dependen cada vez más de su nivel de integración técnica, equipamiento, personal especializado y servicios incluidos, y no tanto del precio del alquiler del espacio o de los metros cuadrados.
Ofrecer un segundo auditorio se traduce en una mayor flexibilidad del recinto: Para el estudio se analizaron los auditorios principales, los secundarios y el resto de salas. Entre los principales hallazgos, destaca que el 52% de los palacios de congresos de España cuenta con un auditorio principal con aforo para entre 1.200 y 1.600 asistentes. La capacidad media nacional se sitúa en 1.520 plazas.
En cuanto al segundo auditorio, cuya capacidad media se sitúa entre 300 y 800 personas, el estudio lo señala como el espacio que aporta flexibilidad y adaptación operativa. Se suele utilizar para realizar sesiones paralelas o formatos híbridos.
El valor creciente de las salas complementarias: El resto de salas, con capacidad de entre 100 y 400 personas, constituye, según APCE, el núcleo operativo. Son espacios con gran versatilidad y demanda, ya que pueden adaptarse a distintos formatos, como reuniones, workshops, sesiones paralelas y congresos de tamaño medio. De hecho, el estudio indica que lo que está incrementando el valor de estos espacios no es el tamaño, sino la disponibilidad de equipos audiovisuales o infraestructura digital integrados.
A mayor tamaño del recinto, mayor control sobre los servicios: La exclusividad de los servicios crece de forma directamente proporcional al tamaño del recinto. Mientras que en los palacios de menor tamaño la mayoría de los servicios son abiertos y contratables libremente, en los de gran tamaño, prácticamente la totalidad, como catering, audiovisuales y seguridad, está bajo el control exclusivo del recinto, ya sea porque se dispone del servicio in house o porque se trabaja con un proveedor. Según APCE, esta tendencia tiene un doble impacto: por un lado, garantiza una mayor coordinación operativa y controlar los estándares de calidad, pero, por otro, reduce la libertad de elección del organizador y puede elevar el coste total de la acción.
El Wi-Fi básico ha muerto: El estudio revela que una buena conexión a Internet ha dejado de ser un servicio complementario para convertirse en un elemento esencial de la oferta del recinto. Ofrecer una infraestructura en la que sea posible producir varias sesiones de manera simultánea, albergar eventos híbridos y realizar retransmisiones en streaming se ha convertido en algo indispensable. El estudio señala que los equipos audiovisuales son, con diferencia, el principal servicio complementario más demandado en el alquiler de auditorios o salas, muy por delante de otros. Además, elementos tecnológicos como las pantallas LED, soporte técnico especializado o equipos audiovisuales avanzados posicionan mejor al palacio a la hora de competir para captar congresos o eventos internacionales.
Cambio del modelo tradicional del catering: APCE identifica un cambio en el modelo de los formatos gastronómicos. El catering ha dejado de concebirse como un servicio simplemente funcional para convertirse en una experiencia gastronómica; las pausas para el café han evolucionado hacia espacios de networking; la restauración estándar ha dado paso a propuestas más personalizadas y los servicios de catering se han convertido para las marcas en una oportunidad de branding y de mejorar la experiencia del delegado. La gastronomía se ha convertido así en un factor diferencial, plenamente integrado en el posicionamiento y la imagen de la acción.
Mejorar la experiencia del delegado: Esta pasa por una hospitalidad y atención al asistente mejoradas y restauración de calidad. Todos los aspectos deben ser cuidados por el recinto, que deja de ser un mero proveedor de metros cuadrados, y abarca desde los aspectos operativos a la representación institucional que puedan aportar o recibir.
La principal conclusión del estudio de APCE es que el precio base del alquiler ya no es el factor diferenciador clave. Lo que realmente define la competitividad de un recinto es la combinación de servicios incluidos, la transparencia en exclusividades y recargos, y la flexibilidad para adaptarse a las necesidades del organizador. Los recintos de mayor tamaño aplican los descuentos más elevados sobre la tarifa global, hasta un 38%, lo que refleja una estrategia de captación de eventos complejos y de larga duración. Sin embargo, compensan esta flexibilidad tarifaria con un mayor control operativo a través de exclusividades en catering, seguridad, electricidad y audiovisuales.
La asociación realiza una valoración del análisis que apunta a que el reto del sector pasa por mejorar la transparencia en la estructura de costes, estandarizar las condiciones contractuales y avanzar hacia modelos de mayor flexibilidad operativa que permitan competir con garantías en un mercado europeo cada vez más exigente.
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