La publicación de Grupo PUNTO MICE para el sector asociativo

XAVIER ESTEVE – Director de Proyectos y Relaciones Externas de semFYC (Sociedad Española de Medicina de Familia y Comunitaria)

”Desconfío de las gratuidades porque nada es gratis y al final repercute en el éxito del evento.”


¿En qué consisten sus funciones dentro de la sociedad?

Mi área es la que lleva todos los proyectos que conllevan implicación de terceros, entendiendo por terceros la industria farmacéutica, administraciones públicas y otras empresas y entidades del sector. Tenemos también proyectos propios que desarrollamos internamente, como el congreso nacional, que corresponden a otra área técnica.

¿Qué tipo de acciones desarrolla?

Desarrollamos proyectos de formación, tanto presencial como online, y de innovación. Nuestro modelo de formación presencial es un tanto peculiar porque nuestros programas son online, pero organizamos jornadas presenciales como promoción de esta formación online; no se trata de un formato mixto. Los programas son para formación individual, cuando el médico se conecta cuando le conviene, o grupal, en forma de formaciones colectivas, por ejemplo, en los centros de salud. La formación creada para el formato presencial es, hoy por hoy, excepcional.

¿Qué representa esto en cuanto a número de actividades al año?

Más de cincuenta cursos al año, de los que una decena son presenciales en el formato comentado anteriormente. Este año los hemos organizado en trece ciudades distintas que corresponden a trece comunidades autónomas. Hay años en los que desarrollamos proyectos en diez regiones, otros en quince… lo normal es trabajar en la mayoría de comunidades de España.

¿Qué formatos maneja?

Se trata de jornadas de un día para las que, además del espacio de formación, necesitamos un área para la exposición comercial, coffee break y comida en formato cóctel. En los destinos más grandes podemos llegar a reunir a 700 personas, mientras que en ciudades medianas contamos con 200-250 asistentes, y una media de 100-150 participantes en las pequeñas. Como son muchas horas de formación, preferimos un formato escuela ya que en teatro puede resultar pesado. Como máximo tenemos una decena de ponentes de fuera y solo para ellos requerimos transporte y alojamiento.

¿Qué tipo de espacios utiliza?

Nuestras jornadas cuentan con exposición comercial y esto nos llevó el año pasado a priorizar los palacios de congresos, ya que los hoteles se nos quedaban pequeños. Sin embargo, este año nos hemos adaptado y hemos vuelto a los hoteles, básicamente por dos motivos. Primero, por una cuestión económica y, segundo, por la agilidad del servicio. Los hoteles suelen ser más resolutivos cuando surgen necesidades urgentes que resolver, por ejemplo con respecto al mobiliario.

¿Qué determina la elección o el descarte de un destino?

Partiendo de la base de que lo que organizamos se destina a los médicos de la propia comunidad, en principio no elegimos la comunidad autónoma, solo descartamos las que, por un tema estratégico, no interesen o porque la actividad no encaje. Lo que sí hacemos es elegir la sede dentro de la comunidad y aquí influyen varios factores: suelen ser capitales de provincia y también las mejor comunicadas, aunque a veces la ciudad mejor comunicada no es la mejor opción porque hay destinos con una alta concentración de actividades que provocan que el médico disponga de mucha oferta. En ocasiones, lugares menos frecuentados, pero con buenas prestaciones, cuentan con menos opciones y se genera más afluencia. Si se acerca la formación a los médicos, muchos de ellos se animan a asistir.

¿Influye la sostenibilidad a la hora de elegir?

Empieza a influir. En nuestra sociedad hemos creado recientemente un grupo de Salud Planetaria y están elaborando un decálogo que en un momento dado influirá en la toma de decisiones. Actualmente no influye, no pedimos pruebas de lo que hacen los proveedores, aunque nos fijamos en lo que hacen: qué vajilla ofrecen, cómo gestionan los residuos, el uso de plásticos… en caso de que esto impacte en el precio, no es un problema destinar una partida del presupuesto porque, aunque se lleva parte del margen, lo incluimos en nuestro plan de responsabilidad social corporativa, algo que antes no se miraba pero ahora empieza a ser importante. Sin duda llegará un momento en que tendremos una check list que condicionará la elección de los proveedores.

En cuanto a la financiación de sus acciones ¿nos puede contar cómo trabajan? ¿requieren subvenciones por parte de los destinos elegidos?

En muchas de las actividades presenciales organizadas internamente por la sociedad, como los congresos, sí se recurre a las subvenciones. Pero no es el caso de mi área, pues recurrimos a fondos propios y a los patrocinios. Desconfío de las gratuidades porque nada es gratis y al final repercute en el éxito del evento. Como profesional del sector, y entendiéndolo desde un punto de vista empresarial, prefiero pagar un precio razonable. Además, en alguna experiencia vivida, partiendo de algo gratuito, hemos tenido que pagar por los servicios añadidos, alcanzando al final un precio superior al que hubiésemos tenido en otro lugar sin gratuidades. Al trabajar en distintos destinos soy consciente de que los precios y servicios son diferentes según las ciudades. Ni mejores ni peores, simplemente diferentes, pero siempre deberían ser razonables.

Usted organizó durante años el congreso nacional de su sociedad ¿nos puede hablar sobre el modelo de financiación que implantaron?

Decidimos hacer el congreso con recursos propios sin implicar a terceros y funcionó, y esto fue porque conseguimos que los participantes considerasen que, pagando de su bolsillo su asistencia, merecía la pena hacerlo. Nuestro trabajo es pensar en cómo facilitar esa asistencia, lo que incluye hacerlo también económicamente. La mayor parte de las sociedades científicas se financian gracias al congreso que hacen. En nuestro caso no es así, hacemos un congreso sin colaboración externa que financiamos con recursos propios que proceden de otras actividades, cursos, investigación, publicaciones… generan fondos que invertimos en el congreso, además de las propias inscripciones. Cuando hicimos este cambio de modelo hasta nos planteamos cambiarle la denominación y que dejase de llamarse “congreso”, pero hay una inercia en el concepto difícil de vencer. Pienso que el segmento asociativo necesita un revulsivo y trabajar en nuevos modelos.

¿Qué modelo defiende como el más adaptado a las sociedades actuales?

Todas las sociedades científicas deberían estar profesionalizadas, en mayor o menor medida, y con la secretaría científica separada de la técnica. Defendería un modelo de secretaría permanente revisable. Ya hay varias empresas en el sector que se están posicionando en este modelo, ofreciéndose como secretarías permanentes sin ser necesariamente las que organicen los congresos. La propia sociedad o una empresa especializada debería llevar la secretaría científica de forma global, dejando la parte técnica y organizativa a las OPCs. El conocimiento científico es lo que realmente da valor al congreso y las sociedades deberíamos hacernos cargo de la parte científica, que es lo que está en nuestro ADN, dejando la parte técnica a los profesionales.

En cuanto a la asistencia a las jornadas que organiza, y una vez pasada la euforia de encontrarse de manera presencial tras la pandemia ¿cómo percibe a los asistentes?

Si comparo las jornadas de este año con las que organizamos justo después de la pandemia, o las de 2019, la asistencia se mantiene, o incluso se mejora. En el sector médico los profesionales tienen ganas de actualizar sus conocimientos, pero también relacionarse con sus compañeros fuera del entorno laboral, de una forma más distendida. No obstante, hay mucha oferta y cuentan con menos días de formación, en un sector como el nuestro en el que además hay carestía de médicos. Por eso seleccionan muy bien a cuántos congresos y jornadas asisten al año.

Lo que ha cambiado es cómo eligen a dónde van, dándole más importancia a la calidad científica y organizativa y a la innovación. En los congresos, los asistentes deben encontrar una formación eficaz e innovadora. Seguimos haciendo congresos con formatos que proceden de una época previa a Internet. El aspecto social y relacional también ha cambiado, al igual que los intereses particulares de cada congresista (eficacia, gestión del tiempo, sostenibilidad, responsabilidad social, salud planetaria,…).

¿Esto se traslada al entorno virtual?

Sin duda, si el contenido online no es atractivo, no funciona. Debe incluir, como mínimo, dos facetas: una la llamaría la ágil o eficaz, la que permite un aprendizaje rápido para que el asistente se quede con dos o tres ideas clave o permita actualizarse a quien esté buscando eso, con infografías o vídeos fáciles de entender. Pero también es necesaria otra faceta, la monográfica, para quien quiera completar sus conocimientos con cursos que le permitan entrar en determinadas temáticas en profundidad, con herramientas interactivas, posibilidad de generar preguntas y respuestas…

¿Ha recurrido a la gamificación?

No es para todos los públicos porque un médico ante todo tiene que estar actualizado y lo que le importa es el contenido. Es interesante para determinados segmentos, por ejemplo, con los residentes. Pero en realidad, en este segmento se trata más de una cuestión de competitividad: introducir elementos competitivos, como ganar puntos y posicionarse en un ranking, con la posibilidad de retarse entre colegas, es una forma distinta de formarse, aunque insisto que solo es válida para determinados objetivos.

¿Han experimentado con la inteligencia artificial y/o el metaverso?

Para lo que hacemos actualmente, a fecha de hoy no tiene demasiado sentido. No sé si algún proveedor nuestro lo utiliza, pero nosotros como sociedad, no. Creemos en la innovación, pero hemos cometido errores. Cuando apareció Second Life, compramos una isla y construimos un edificio para desarrollar nuestra actividad formativa. Los participantes entraban con su avatar a escuchar al ponente, que también tenía su avatar. Y lo incluimos en el congreso. Esto representó una elevada inversión y no la rentabilizamos. Pienso que hay que invertir en innovación, pero de forma prudente.

¿Cuáles diría que son los argumentos ineludibles para que cualquier congreso tenga éxito?

El contenido, siempre de calidad y basado en la evidencia, y el formato, lo más atractivo posible para el colectivo al que va dirigido, ya que el mismo contenido se puede contar de muchas formas. También incluir herramientas que fomenten la participación y la interacción. Otro aspecto que no depende de nosotros, pero en el que podemos ser facilitadores, es la necesidad de la gente de relacionarse con profesionales de su sector, en búsqueda de intereses comunes.

¿Y cuáles los mayores retos a los que se enfrenta para seguir atrayendo a asistentes?

Ese es precisamente el mayor reto: la asistencia, incluso con contenidos de calidad y formatos atractivos. Tenemos que replantearnos los modelos y repensar los formatos, para evitar la sensación que siempre ofrecemos más de lo mismo.

 

Edición 1 | Hablamos con | Sociedades / Asociaciones

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