La publicación de Grupo PUNTO MICE para el sector asociativo

VINCENT LAUDUN – Congress Project Manager en la European Association for Osseointegration (EAO)

”Ahora la industria ya no considera solo el coste de patrocinar un congreso, sino la inversión total que implica participar en él.”

¿Qué tipo de congreso organiza?

Un congreso internacional de 5.000 participantes, dividido en 4.000 congresistas y 1.000 expositores, que organizamos cada año en las mesas de subespecialidades. Reunimos 80 académicos líderes en sesiones plenarias, discusiones científicas y mesas de trabajo. Por ejemplo, cuando organizamos nuestro congreso en Lisboa en 2019, Brasil fue el país invitado y contamos con 300 participantes de allí.

Desde la pandemia ¿crees que ha habido un resurgir de la faceta de la mesa redonda en los congresos?

Sí, ha habido un resurgir de la mesa redonda en los congresos. Antes de la pandemia ya se veía una tendencia hacia las mesas redondas, pero ahora es mucho más pronunciada. Las sesiones plenarias son importantes, pero las discusiones y mesas redondas permiten una interacción más dinámica y un intercambio de ideas más enriquecedor. Esto se debe a que los profesionales buscan más interacción y debate en lugar de simplemente recibir información pasivamente.

¿Cómo reaccionan ante esto? ¿proponen alternativas comerciales?

Presentamos maneras de acceder al contenido adecuado – siempre desde nuestro canal online – para que el congresista que no pueda asistir físicamente al congreso tenga una opción viable y enriquecedora. Hay que preparar a los ponentes para interactuar más y mejor, y para adaptarse a esta nueva realidad. En este sentido, las redes sociales y las plataformas de vídeo juegan un papel crucial en la difusión del contenido y en la interacción con los participantes.

¿Perciben cambios en el comportamiento de los asistentes?

Sí, el comportamiento de los asistentes ha cambiado significativamente. Los asistentes buscan más interacción y contenido personalizado. También buscan una experiencia que no solo sea educativa, sino también inspiradora y motivadora. Los asistentes más jóvenes pueden sentirse desubicados ante los expertos. Por eso creamos sesiones adaptadas a diferentes niveles de conocimiento y experiencia para que todo el mundo encuentre su espacio.

¿Apuestan por el formato híbrido?

Nuestro congreso de 2022 en Ginebra fue el primero en utilizar el formato híbrido y hemos visto que funciona muy bien. La pandemia nos ha obligado a adaptarnos y a innovar en nuestras formas de hacer las cosas, pero también nos ha dado la oportunidad de llegar a una audiencia más amplia. Aunque el formato híbrido supone un reto logístico y de planificación, creemos que es una manera eficiente de mantener la conexión entre los profesionales y el público.

En relación a su congreso presencial ¿cuáles son los criterios a la hora de elegir destino?

Necesitamos lugares accesibles y con buena capacidad para el número de asistentes. Además, buscamos que sean atractivos desde el punto de vista turístico. Nuestro programa está diseñado para que los asistentes puedan disfrutar de la ciudad en la que se realiza el congreso. También requerimos una capacidad hotelera adecuada y unas instalaciones que cumplan con nuestras necesidades, algo que afortunadamente no ha sido un problema hasta el momento. Nos interesa que los destinos ofrezcan opciones donde los asistentes también puedan disfrutar de su tiempo libre para lograr el mejor balance entre trabajo y ocio.

¿Cómo reaccionan ante esto? ¿proponen alternativas comerciales?

Sí, estamos trabajando en ello. Nos planteamos maneras de acceder al contenido adecuado – siempre desde nuestro canal online – para que el congresista que no pueda asistir físicamente al congreso tenga una opción viable y enriquecedora. Hay que preparar a los ponentes para interactuar más y mejor, y para adaptarse a esta nueva realidad. En este sentido, las redes sociales y las plataformas de vídeo juegan un papel crucial en la difusión del contenido y en la interacción con los participantes.

¿Perciben cambios en el comportamiento de los asistentes?

Sí, el comportamiento de los asistentes ha cambiado significativamente. Los asistentes buscan más interacción y contenido personalizado. También buscan una experiencia que no solo sea educativa, sino también inspiradora y motivadora. Los asistentes más jóvenes pueden sentirse desubicados ante los expertos. Por eso creamos sesiones adaptadas a diferentes niveles de conocimiento y experiencia para que todo el mundo encuentre su espacio.

En relación a los espacios comerciales, ¿cuál es su experiencia?

En relación a los espacios comerciales, seguimos con nuestra tendencia de reservar más espacio para las exhibiciones. De hecho, el año pasado incrementamos en más de un 20% las áreas destinadas a exhibiciones para poder satisfacer la demanda de nuestros expositores. Esto ha sido todo un éxito y esperamos seguir creciendo en esta área.

¿Han experimentado con el metaverso y/o la inteligencia artificial?

No hemos hecho nada aún en el metaverso, pero estamos abiertos a explorar estas nuevas tecnologías en el futuro. Sabemos que la inteligencia artificial y el metaverso tienen un gran potencial para transformar la manera en que organizamos y asistimos a los congresos. Estamos en una fase de exploración y análisis para ver cómo podemos integrar estas tecnologías de manera efectiva.

Linkedin VINCENT LAUDUN

Edición 1 | Hablamos con | Sociedades / Asociaciones

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