¿Qué tipo de congreso organiza?
Un congreso internacional de 5.000 participantes, dividido en 4.000 congresistas y 1.000 expositores, que organizamos cada año en las mesas de subespecialidades. Reunimos 80 académicos líderes en sesiones plenarias, discusiones científicas y mesas de trabajo. Por ejemplo, cuando organizamos nuestro congreso en Lisboa en 2019, Brasil fue el país invitado y contamos con 300 participantes de allí.
Desde la pandemia ¿perciben cambios a la hora de negociar la financiación de su congreso?
Nosotros integramos a la industria a través del área de exposición, simposios y lo que hemos denominado corporate forums. En nuestro sector, los centros odontológicos permanecieron cerrados por el
confinamiento, por lo que muchos de nuestros patrocinadores no registraron demandas durante varios meses. Esto provocó cierres y absorciones por parte de grandes grupos. Desde entonces, la industria ha cambiado mucho y los gastos son mucho más controlados. Antes teníamos patrocinadores que automáticamente renovaban su presencia cada año, comprando un corporate forum o un stand. Sin embargo, ahora, optan por espacios más pequeños, a veces no renuevan cada año y alternan ediciones… la industria está calculando con mucha más atención todos los gastos que implica asistir al congreso, entre ellos los ligados al desplazamiento de los comerciales o la hotelería. Ya no consideran solo el coste de patrocinar el congreso, sino la inversión total que implica estar en él.
¿Cómo reaccionan ante esto? ¿proponen alternativas comerciales?
Intentamos mantener el precio del metro cuadrado –aunque costes como el alquiler del palacio de congresos hayan aumentado– y proponemos servicios online para quienes no pueden asistir. Hemos comprobado que los e-stands no funcionan pero sí hemos creado opciones virtuales, por ejemplo la posibilidad de grabar las sesiones para una difusión posterior o insertar vídeos en una plataforma que nos permite ofrecer
a los clientes los datos de quienes hayan visualizado el contenido. Intentamos en la medida posible que
estas soluciones virtuales conlleven un compromiso de asistencia a la edición presencial del año siguiente.
¿Perciben cambios en el comportamiento de los asistentes?
Sí, el comportamiento de los asistentes ha cambiado significativamente. Los asistentes buscan más interacción y contenido personalizado. También buscan una experiencia que no solo sea educativa, sino también inspiradora y motivadora. Los asistentes más jóvenes pueden sentirse desubicados ante los expertos. Por eso creamos sesiones adaptadas a diferentes niveles de conocimiento y experiencia para que todo el mundo encuentre su espacio.
¿Apuestan por el formato híbrido?
Nuestro congreso de 2022 en Ginebra fue el primero en utilizar el formato híbrido y hemos visto que funciona muy bien. La pandemia nos ha obligado a adaptarnos y a innovar en nuestras formas de hacer las cosas, pero también nos ha dado la oportunidad de llegar a una audiencia más amplia. Aunque el formato híbrido supone un reto logístico y de planificación, creemos que es una manera eficiente de mantener la conexión entre los profesionales y el público.
En relación a su congreso presencial ¿cuáles son los criterios a la hora de elegir destino?
Necesitamos lugares accesibles desde cualquier parte del mundo y que sean atractivos desde el punto
de vista turístico. Nuestro programa se extiende de jueves a sábado, por lo que mucha gente decide alargar
su estancia. También requerimos una capacidad hotelera acorde a nuestras necesidades, algo que lamentablemente no podemos encontrar en todas las opciones que se nos presentan. No nos interesan
ciudades donde los asistentes tengan que dedicar una hora de tren para llegar al lugar del congreso.
Otro criterio muy relevante es la colaboración que podamos realizar con la sociedad local. En el caso de
Berlín (congreso 2023), se decidió integrar el congreso nacional en el europeo organizado por nosotros. Esto representa que nosotros aportamos 3.000 participantes y la sociedad nacional, 2.000 más. Me gustaría precisar que en Europa no hay muchos destinos que puedan aspirar a nuestros congresos por las capacidades que requerimos.
En relación a los espacios congresuales, exigimos que sean modulables, de tal modo que podamos instalar los espacios de exposición en medio de donde se realizan las sesiones para garantizar el tráfico de personas. Nos gusta que todo se pueda organizar en un mismo nivel. Lo ideal es poder tener en un mismo espacio una sala plenaria para 2.000 participantes y junto a ella una sala de exposición sin columnas. Cuando la parte de exposición se encuentra en una parte distinta a la de las sesiones, los resultados no son satisfactorios. También hemos comprobado que a los expositores no les gustan las columnas.
En la elección de destino ¿pesan las subvenciones?
Puede ayudar cuando se ofrecen por ejemplo billetes de transporte gratuitos ya que nos permite aligerar costes.
¿La sostenibilidad es un criterio relevante?
No estamos en el punto de exigir certificados de sostenibilidad, pero intentamos avanzar en esta materia
ya que percibimos que es cada vez más importante para nuestros patrocinadores. Vemos, por ejemplo, que tienden a reutilizar sus stands cuando tienen varios eventos en un mismo año. A nuestros proveedores les pedimos soluciones sostenibles con respecto a la comida, recurriendo a productos locales y de temporada, evitando plásticos… pero ya son los propios palacios de congresos y centros de convenciones quienes han integrado este tipo de iniciativas en su oferta. Cuando no es el caso, dejamos claro en nuestro pliego de condiciones que valoramos este tipo de opciones.
Si esto impacta en el precio ¿estándispuestos a pagar por ello?
Sí, siempre y cuando no sea algo desproporcionado imposible de integrar en el presupuesto. No suele ser el caso. Sabemos que somos una industria que, por definición, no es sostenible, al atraer a participantes del mundo entero. Por eso somos conscientes de que tenemos que hacer lo posible por limitar nuestro impacto.
¿Han experimentado con el metaverso y/o la inteligencia artificial?
No hemos hecho nada aún en el metaverso, pero lo seguimos de cerca. Sabemos que será algo necesario en un futuro y pensamos probarlo a través de talleres prácticos con nuestros patrocinadores. En cuanto a la inteligencia artificial, este año la probamos por primera vez en nuestros servicios de traducción. Un proveedor nos ha propuesto traducir mediante ella todas nuestras sesiones en 26 idiomas. El asistente, con su teléfono y sus propios auriculares, escanea un código QR a la entrada de la sala y elige en qué idioma quiere escuchar
las traducciones simultáneas. Ha sido necesario “alimentar a la máquina” con vocabulario específico
de nuestro sector. Aunque tendremos a traductores humanos en este primer intento, los ensayos son muy prometedores.
LinkedIn VINCENT LAUDUN