Las restricciones presupuestarias, el descenso en el número de asistentes y la dificultad de conseguir patrocinios son algunos de los principales retos a los que se enfrentan actualmente las asociaciones. Fue una de las conclusiones del debate sobre cómo salvaguardar el futuro de los congresos celebrado en el marco de la feria The Meetings Show, que tuvo lugar en Londres los días 26 y 27 de junio.
Los panelistas, entre los que se incluían representantes de CIPR (Instituto de Profesionales de Relaciones Públicas) y Renewable UK (Asociación de Empresas de Energía Renovable), así como de sedes de congresos, coincidieron en el problema que supone la inflación en la cadena de suministro. Entre las soluciones propuestas para evitar transferir esa subida de costes a los asociados se encuentra la búsqueda de acuerdos comerciales, la elección de venues secundarios y la programación en diferentes días de la semana para reducir gastos.
La relación que las asociaciones tienen con sus miembros es su principal fortaleza, según los panelistas, y han de centrarse en el engagement o interacción con este público y buscar formas de hacer que su asistencia al congreso merezca la pena. No se trata solo de ofrecer un contenido interesante, sino también un valor añadido, como por ejemplo ofrecer tutorías gratuitas y oportunidades de networking para conectar antes del congreso, así como usar diferentes formatos más interactivos.
La dificultad de conseguir patrocinadores se debe principalmente el aumento de la competencia de eventos privados y la reducción de los presupuestos de marketing. Para atraer patrocinios, es esencial presentar una propuesta de valor clara y con datos que la apoyen, sugirieron los panelistas.
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