Los asistentes que llegaron temprano a Sitges pudieron disfrutar de un almuerzo buffet en la azotea del Hotel ME Sitges Terramar (Meliá), de 5*, con vistas al mar Mediterráneo.

Tras el mismo, y como parte de la estrategia de impacto social de ICCA durante estos días, los delegados tuvieron la oportunidad de participar en una gincana solidaria, cuyo objetivo fue recoger alimentos para los más necesitados, mientras superaban retos y visitaban los principales atractivos turísticos de la ciudad.

El programa oficial comenzó con una copa y cóctel de bienvenida en Clos la Plana, un palacete modernista reconstruido en 1913. Además del edificio principal, viñedos y olivares, cuenta con espacios para la celebración de actividades profesionales, equipados con las últimas tecnologías. Se encuentra a solo diez minutos en coche de Sitges, en el municipio de San Pedro de Ribas.

Christoph Tessmar, director del Barcelona Convention Bureau, fue el encargado de recibir a todos los asistentes en nombre de ICCA y dedicar unas palabras de bienvenida a todos los representantes de los capítulos ibérico, francés y del Benelux.

La copa de bienvenida y el posterior cóctel con productos típicos de la zona estuvieron amenizados por la música y el baile del grupo musical ZeBrass y de los gigantes y cabezones tradicionales del Carnaval de Sitges.

En el corazón del Penedès, Bodegas Torres fue el lugar escogido como espacio sede de la jornada principal de la reunión anual de ICCA, que tuvo lugar el jueves 7 de marzo.

La inauguración corrió a cargo de Jorge Vinha da Silva, presidente del capítulo ibérico y consejero delegado de Arena Atlântico, S.A.; Eva Garde, vicepresidenta del capítulo ibérico y directora del Granada Convention Bureau; y Lina Ostapchuk, presidenta entrante del capítulo Francia-Benelux y representante de Association Business Events en el Luxembourg Convention Bureau.

Todos ellos dieron la bienvenida a los asistentes y resaltaron la importancia de reunir por primera vez a ambos capítulos de ICCA en este encuentro, como forma de complementarse entre ellos. Contar con el testimonio y la participación de delegados de diferentes países -España, Portugal, Francia, Luxemburgo y Holanda- permitió aportar valor a las sesiones de networking y de formación, compartiendo información sobre congresos celebrados, prácticas, medidas sostenibles, nuevas tendencias…

Tras la apertura, Begoña Ruiz Lidón, directora de relaciones con los clientes y desarrollo empresarial de Kuoni Tumlare, presentó y moderó una sesión con diferentes casos de estudio, que comenzó con la participación de David de Dios, director de operaciones de 4foreverything.

De Dios centró su caso de estudio en cómo las herramientas digitales pueden mejorar la experiencia del expositor en una feria, agilizando y automatizando procesos; optimizando el tiempo dedicado a gestionar la participación y reduciendo el porcentaje de errores, con configuraciones de stands en 3D, monitorización de diseños, mediciones de la huella de carbono, control de gastos… Animó a todos los asistentes a tener paciencia, ya que “las herramientas digitales no son siempre friendly en una primera fase”.

Por su parte, Ana Carrazón, project manager de Congresos en IFEMA MADRID, dio a conocer todos los detalles sobre la organización de la cumbre de la OTAN en Madrid, que tuvo lugar los días 29 y 30 de junio de 2022, como un ejemplo de caso de éxito en la gestión integral de un proyecto internacional de gran envergadura.

Thomas Mauch, business development manager de RAI Ámsterdam, presentó como caso de estudio la apuesta de este centro de convenciones por la sostenibilidad y el legado. En su compromiso con el medioambiente, RAI apuesta por minimizar el impacto generando electricidad 100% sostenible -cuenta con 3.970 paneles solares-, recurriendo a la iluminación de bajo consumo, instalaciones de sensores, reciclaje y reducción de residuos, entre otros.

Con respecto a la comunidad, lleva a cabo labores de “matchmaking social” para conectar eventos con problemas y necesidades sociales; se centra en el bienestar y la salud de la población local; ofrece oportunidades de empleo -habiendo creado 6.000 puestos de trabajo en el área metropolitana de Ámsterdam- y fomenta la educación.

Asimismo, apuesta por el legado favoreciendo la movilidad sostenible con la instalación de bicicletas amarillas en el centro de la ciudad para promover el traslado a RAI Ámsterdam de forma ecológica, en solo 11 minutos.

Priscilla Overdiek, consultora de turismo de congresos en Leuven Convention Bureau (Lovaina, Bélgica), dio a conocer la alianza exclusiva a nivel mundial entre un ayuntamiento y una universidad, para dar lugar a un convention bureau.

Con el objetivo de atraer a grupos MICE y congresos, la ciudad de Lovaina –a través del ayuntamiento y de su departamento de conferencias y eventos– y la universidad de KU Leuven –que comenzó a trabajar como OPC en 2011–, aunaron fuerzas en 2017 para dar lugar en 2018 al Leuven Convention Bureau.

Para abordarlo, ambos colaboran financieramente y un miembro de cada organización se encarga de garantizar el funcionamiento de la asociación. El equipo del convention bureau se responsabiliza de todos los aspectos relacionados con marketing, investigación, propuestas, página web, visitas de inspección…

Este caso se presenta como ejemplo de éxito porque todas las partes integrantes obtienen ventajas. Por un lado, la universidad mejora su reputación académica a nivel mundial y su profesionalización, recibe apoyo para sus profesores y estudiantes y atrae talento. Por otro, la ciudad refuerza su imagen y se desarrolla como destino MICE, utilizando determinados recursos y construyendo una red sólida a nivel global.

A continuación, Juan José García, senior project manager de BCO Congresos, y Javier Sanabria, sales manager Americas de BCO Congresos, protagonizaron una sesión sobre los servicios que ofrece ICCA a sus miembros, para profundizar en otras funciones menos conocidas, más allá de la herramienta de inteligencia empresarial. 

Javier Sanabria dio a conocer el ICCA Future Leaders Council, del que forma parte. Se trata de la “asociación del futuro”, un consejo con cargo electo de dos años que trabaja con las futuras generaciones de profesionales del sector y desde el que se desarrollan proyectos relevantes para ICCA y la comunidad internacional. Entre ellos se encuentran “Engagement Toolkit”, una herramienta que pone a disposición de los miembros diferentes recursos de participación; su apuesta por la DEI (diversidad, equidad e inclusión) como pilar estratégico para la asociación y sus capítulos; y, entre otros, la proporción de ideas para formatos de eventos innovadores.

Por su parte, Juan José García presentó el calendario de eventos para 2024 de ICCA y destacó los beneficios de participar en los mismos: “Influencia mundial, visión regional e impacto local”. Después, presentó las áreas estratégicas de ICCA para sus asociados, como el desarrollo de negocio, el intercambio comercial, el branding y el marketing –acceso a bases de datos de medios, notas de prensa, premios, etc.–, el KYC (Know Your Clients/Competitors, conoce a tus clientes/competidores en español) –que aporta estadísticas personalizadas sobre destinos– y la formación –con white papers, seminarios, la certificación ICCA Skills…–.

Tras el coffee break con vistas a los viñedos de Bodegas Torres, Phil Cross, CSO de bnetwork, y Charles Beckers, senior manager international business development associations en MECC Maastricht, animaron a todos a participar en un mini-hub por grupos reducidos para intercambiar ideas entre los delegados de los diferentes capítulos.

Esta sesión se celebró por primera vez en el congreso de ICCA en Bangkok y, tras su éxito y por petición del público, se integró en el programa de esta reunión anual. Durante 45 minutos, los asistentes tuvieron la oportunidad de compartir sus experiencias y recomendaciones con respecto a diferentes temáticas, tratando aspectos relacionados con la comunicación, el éxito, el legado, la sostenibilidad…, dirigidos por un “subject champion” que planteaba interesantes preguntas.

L a jornada de Iberian & France Benelux Chapter Annual Meeting continuó con la sesión “ICCA Insights”, donde Efi Koudeli, directora regional para Europa de ICCA, tuvo la oportunidad de poner al día a todos los asistentes de los últimos avances y perspectivas futuras de la asociación, así como de hacer una actualización de sus pilares fundamentales: conocimiento, desarrollo de negocio, comunicación, networking, certificación, innovación, sostenibilidad, colaboración, respeto cultural…

Efi Koudeli destacó el crecimiento de ICCA en los últimos años. A día de hoy, más de 100 países están representados en la asociación, con más de 365 representantes de 200 organizaciones diferentes. En 2023 se unieron más de 50 asociaciones nuevas procedentes de países como Cuba, Dinamarca, Ghana y Singapur.

D urante su intervención, Efi Koudeli llamó al escenario a Sònia Serracarbassa, directora del Catalunya Convention Bureau, para dar a conocer todos los detalles de BEFuture, proyecto dedicado a impulsar un cambio en el sector MICE europeo mediante la presentación de proyectos e iniciativas relacionadas con la innovación, la sostenibilidad, la digitalización y la resiliencia.

La última sesión de la mañana estuvo dedicada a la nueva generación de herramientas tecnológicas, enfocadas en el empoderamiento de destinos y congresos, para la que se contó con tres casos empresariales.

Amanda Lee, de la agencia digital Simpleview, presentó el software turístico que ayuda a los destinos a implicar a todos los stakeholders, atraer visitantes y ganar licitaciones para la celebración de operaciones MICE.

Charles Beckers, de MECC Maastricht, dio a conocer “DdB – Data driven Business Development”, una herramienta de inteligencia artificial que recopila información de eventos desde hace 20 años, permitiendo tomar decisiones, mejorar la selección de actividades y ofrecer experiencias personalizadas a los clientes.

Jonathan Ysaye, consultor tecnológico de eventos en TechForMICE, cerró la sesión con Klik, el ecosistema de participación en eventos que ofrece un panel de análisis en vivo y en directo –métricas, contactos, asistencia…–; un panel de expositor para manejar los clientes potenciales captados; la aplicación móvil Bizzabo, que gestiona la experiencia de los asistentes; y SmartBadge, basado en acreditaciones e identificadores personalizables y sostenibles que incluyen tecnología portátil. Asimismo, presentó MIXME, un nuevo concepto para romper el hielo en actividades MICE y generar conversaciones.

La mañana finalizó con una foto de grupo en el patio de Bodegas Torres y una comida tradicional de la zona en el jardín, ofrecida por su restaurante Celleret.

Tras la comida, tuvieron lugar dos sesiones en paralelo, una enfocada en el intercambio de negocios, donde los participantes compartieron sus casos prácticos; y otra sobre el impacto, el legado y la responsabilidad social corporativa en los congresos, dirigida por Jacqueline Scheidsbach, directora ejecutiva de Impact Centre Erasmus (ICE).

La jornada finalizó con una visita por Bodegas Torres y una cata de vinos de la región del Penedès, patrocinada por FIEXPO Exhibitions Group, representado por su CEO, Vivian Nardone.

Y por la noche, los asistentes disfrutaron de cena y fiesta con música DJ en el restaurante PIC NIC, en Sitges.

La última jornada del Iberian & France Benelux Chapter Annual Meeting comenzó con unas palabras de María Sánchez-Quintana, de Sitges Convention Bureau, que agradeció a ICCA y a Barcelona Convention Bureau la elección del destino para la celebración de este encuentro anual.

Después, tuvo lugar una sesión sobre inteligencia artificial generativa, llevada a cabo por Veemal Gungadin, CEO de Gevme. El mismo mostró durante la sesión cómo esta tecnología está cambiando el sector MICE, mediante el uso de ejemplos creados por IA y varios casos de estudio.

A continuación, Juan José García, senior project manager de BCO Congresos, proporcionó a los miembros de ICCA toda la información necesaria sobre ICCA Business Intelligence (ICCA BI), con el objetivo de que conocieran todas las funciones que ofrece y optimizar su uso.

ICCA BI se basa en una base de datos que ofrece información sobre la industria asociativa desde hace décadas, contando con un análisis de 220.000 ediciones de reuniones, 20.000 reuniones periódicas y 11.500 asociaciones. Gracias a ella, es posible encontrar eventos similares relacionados con un destino concreto, comparar detalles, obtener asesoramiento, filtrar por tamaño, duración, ubicación, asociación, temática…