La publicación de Grupo PUNTO MICE para el sector asociativo

PAOLA RUIZ – Presidenta de la Asociación Latinoamericana de Cuidados Paliativos (ALCP)

”Saber si un profesional ha estado o no en una ponencia, a nosotros no nos sirve de nada, necesitamos extraer mucho más de su participación.”

¿Qué tipo de congreso organizan?

Cada dos años intentamos reunir a todos los actores vinculados a los cuidados paliativos. El perfil de los profesionales que asisten no solo es el médico, también muchas otras personas vinculadas a los campos de la geriatría, la pediatría, la enfermería, la bioética, la educación e investigación, el voluntariado, la espiritualidad, la psicología… obviamente, los representantes de la industria también están presentes.

¿Con qué periodicidad y asistencia?

Cada dos años, normalmente en el mes de marzo, llegamos a reunir durante cuatro días entre 600 y 1.000 profesionales en un lugar distinto de Latinoamérica.

¿En función de qué criterios eligen el destino del congreso?

Principalmente por el interés de la candidatura que presentan las asociaciones nacionales que forman parte de la asociación. Nos fijamos en que el lugar propuesto cuente con buena conectividad, un centro de convenciones, y que sea coherente con nuestra intención de ir moviéndonos por el continente. Una vez en destino, necesitamos un espacio que pueda albergar plenarias de hasta 1.000 personas, ya sea en un hotel o en un centro de convenciones. Somos conscientes de que el atractivo del destino influye mucho en la asistencia. Por ejemplo, la próxima edición tendrá lugar en Cartagena de Indias (Colombia) y ya son muchos los participantes que nos han dicho que viajarán con su familia para disfrutar del destino durante unos días de vacaciones.

¿Qué papel juega la sostenibilidad?

Hemos decidido que será siempre un operador local quien organice el congreso, ya que eso nos parece un paso hacia la sostenibilidad. También entendemos como sostenible la posibilidad de ofrecerle a los participantes que disfruten de un momento que puede ser, ante todo, una buena experiencia personal, como puede ser la fiesta que organizamos en el marco del congreso. Pensar en la indumentaria que se van a poner es una distracción muchas veces bienvenida entre personas que, por su trabajo, están continuamente enfrentándose a situaciones muy difíciles. Otra prueba de sostenibilidad es que el congreso se autofinancie.

¿Qué formatos manejan para el congreso?

Nuestro congreso es 100% presencial y cuenta con sesiones plenarias y talleres, sobre cuyas características hemos trabajado para hacerlos más atractivos. Las cuatro plenarias que organizamos ya no son una charla magistral en un solo sentido, sino que sentamos a un referente de nuestro segmento junto a un profesional joven que pueda mostrar otra visión e inspirar a otros profesionales junior. Tematizamos los talleres en grupos más pequeños para, de este modo, conseguir que la gente pueda interactuar.

En el próximo congreso, hemos incluido dentro de la inscripción los talleres que tendrán lugar en el día previo a las plenarias, buscando aportar una oportunidad de formación a los profesionales de las distintas disciplinas que abordamos. El día previo por la noche también organizamos el cóctel de bienvenida, muy apreciado por los asistentes.

¿Hay otras partes del congreso que estén cambiando?

Las pausas café: ya no queremos que sea un momento en el que pararse solo a comer algo, sino fomentar que sean un espacio de encuentro entre profesionales y en los que dirigirse a aquellas personas que durante una plenaria o taller no se pudieron abordar.

También nos hemos dado cuenta de que proponer una sesión en torno a una fogata en playa puede tener resultados muy satisfactorios durante una experiencia imposible de vivir a través de una pantalla.

¿En qué se han basado para hacer evolucionar su congreso?

En los comentarios de los asistentes a las ediciones pasadas. En la junta directiva vimos que los profesionales buscaban contenidos interesantes desde un punto de vista académico, pero también algo más, sin que esto conllevase un carácter demasiado festivo del congreso. Y que hubiese oportunidades para distintas disciplinas, y no solo porque quieran centrarse en ellas quienes trabajan en determinadas áreas, sino porque buscan ideas e iniciativas de otros campos que puedan aplicarse a los suyos.

Lo primero que entendimos es que en el congreso teníamos que ofrecer lo contrario de aquello que se puede conseguir sentado ante un Zoom con un café.

¿Qué opinión le merece el formato híbrido?

Con la pandemia pudimos comprobar que podíamos asistir a muchas clases magistrales online y no era necesario desplazarse para escuchar a una eminencia. Por eso hemos reenfocado las sesiones plenarias para que aporten más de una visión con la incorporación de profesionales jóvenes.

También apostamos por fomentar la interacción durante los talleres, algo que no solo se puede conseguir en un formato presencial. La presencialidad no es incompatible con la grabación del congreso, de tal modo que sea posible acceder a la totalidad, o a ciertas sesiones, una vez finalizada la edición y previo pago.

Veo los formatos híbridos interesantes cuando se trata de involucrar a poblaciones remotas o profesionales que no se pueden desplazar, pero no nos encaja con las características de nuestro congreso. La implicación de la industria nos confirma el interés por un buen evento presencial.

¿Cómo financian su congreso?

Por supuesto son bienvenidas las aportaciones de la industria, pero no queremos depender de ellas para poder organizar nuestro congreso ni tener que recurrir a los recursos de la asociación para llevarlo a cabo. De ahí el reto de organizar un congreso atractivo que se pueda financiar con las inscripciones de quienes asisten.

¿Cómo percibe la implicación de la industria?

Cada vez está más influenciada por las exigencias de transparencia y compliance, pero notamos que cuando se ofrecen oportunidades en las que todos los implicados salimos ganando, el interés sigue ahí. Con estrategias conjuntas en cuanto a los programas de educación, y dejando claro que les ayudamos a visibilizar sus medicamentos, seguimos contando con su colaboración.

¿Cómo construyen el programa educativo?

Según los temas más candentes, pero también con las aportaciones de los participantes: por ejemplo, en base a las temáticas que se presentan en los pósteres, ya que buscamos que todos tengan la oportunidad de mostrar su trabajo. No solo se trata de escuchar a doctores de referencia, sino que quienes estén desarrollando trabajos de interés tengan la oportunidad de enseñarlos.

¿Cuáles diría que son los argumentos ineludibles para que un congreso triunfe?

Los congresos médicos deben tener como principal objetivo aportar valor al encuentro humano. El contenido del congreso tiene que ser poco tradicional, disruptivo, priorizando un componente académico de calidad, pero en el que también puedan participar los asistentes. También contribuye el atractivo del lugar donde se realice, ya que la gente necesita enriquecerse a nivel académico, pero también vivir buenas experiencias personales.

Edición 1 - LATAM | Entrevistas LATAM | Sociedades / Asociaciones LATAM

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