¿Cómo es su congreso?
Bianual y con una asistencia en torno a los 150-200 delegados, todos vinculados al mundo de la anatomía y la biología. En cuanto al perfil, normalmente se trata de académicos, aunque también tenemos un pequeño grupo de técnicos en anatomía.
Aunque puede participar público externo a nuestra asociación, nuestro congreso es más una reunión de confraternización que un evento con carácter puramente científico como en otros casos. Y esto porque desde el punto de vista científico cada uno trabajamos en áreas de especialidad muy diferentes y acudimos a los congresos de dicha especialidad.
Por eso aprovechamos nuestra cita cada dos años para conceptualizar, intercambiar experiencias, introducir a los jóvenes, miembros que se van incorporando a la sociedad… buscamos pasar un tiempo juntos y contar cómo nos va.
¿Les cuesta atraer a los profesionales más jóvenes?
Ahora nos cuesta menos porque hay más gente joven. Nosotros somos una sociedad antigua y muy envejecida, por eso con la gente más joven que está entrando se nota un cambio de dinámica. Los jóvenes profesionales asisten al congreso y lo hacen por motu proprio, entienden el valor del congreso. Considero que son conscientes de que es importante dentro de su carrera profesional, entre otras cosas porque quienes estamos en los tribunales para sus exámenes somos los veteranos que vamos a los congresos.
Por eso, aunque solamente sea por ponernos cara, por presentarse, por contarnos qué están haciendo… es importante y allí están. Se mantiene lo que yo misma viví de joven, yo intentaba no perderme los congresos por la relevancia que tenían a la hora de establecer relaciones.
¿En base a qué eligen dónde lo organizan?
Consideramos que lo que garantiza que los congresistas asistan es el atractivo del destino elegido. Los socios hacen propuestas y, cuando no existen, es la propia junta directiva quien las lanza.
Una vez decidido el destino, solemos trabajar con un OPC local, si bien dejamos a quien toma la iniciativa, de la mano del presidente del comité, escoger con qué proveedores trabajar. No dependemos de dónde se encuentran nuestros miembros ni de las subvenciones de los destinos, precisamente por ese carácter de punto de encuentro y confraternización con el que vivimos el congreso. Basta con que el lugar nos parezca interesante. Por ejemplo, nuestra edición de Tenerife se celebró en Canarias porque el catedrático que lideró la organización era originario de las islas y tenía más vínculos con gente del Cabildo de Tenerife que con la ciudad en la que trabajaba.
En su caso ¿no es decisivo el contenido?
No es el objetivo del congreso ofrecer un contenido puntero, aunque solo sea porque con una periodicidad bianual no sería posible centrarnos solo en una actualidad que nos llega de forma inmediata por otros canales. Lo que hacemos en el congreso es ponernos al día entre colegas.
¿Las subvenciones tampoco pesan?
Hay organizadores que no cuentan con subvenciones pero sí pueden disponer de espacios gratuitos, por ejemplo aportados por la universidad correspondiente.
¿Quién se encarga de la logística?
Depende, si es un congreso pequeño y la propia universidad, o el mismo grupo de organización local, tiene estructura y es capaz de hacerlo, queda en sus manos. Ahora es más difícil que hace años porque todo se hace online, pero antes lo hacíamos nosotros mismos, registrábamos inscripciones, hacíamos los cobros por transferencia, reservamos en los hoteles… Actualmente es más complicado, pero hay universidades que cuentan con estructura para ejercer de secretaría técnica y si no, se contrata.
¿Cómo financian el congreso?
Principalmente, con las cuotas de inscripción.
¿No dependen de los patrocinios para celebrar el congreso?
Tenemos algunos patrocinadores, algunos fijos y otros que entran según la edición, pero no tenemos muchos auspiciadores porque no hay mucha empresa vinculada a nuestro desarrollo profesional. Sí contamos con patrocinadores que cubren los gastos de la web, entre otras cosas, pero nos basamos principalmente en las cuotas de los asociados y las inscripciones al congreso.
Me gustaría destacar que nosotros intentamos en la medida de lo posible estimular el consumo de los productos de quienes nos patrocinan. Por ejemplo, a las editoriales les pedimos que creen lotes de libros u otro tipo de promociones para animar a los delegados más jóvenes a que aprovechen la oportunidad para adquirir bibliografía. De hecho, yo siempre espero a que se celebre el congresos para comprar libros que podría haber comprado seguramente llamando anteriormente a la editorial, pero prefiero esperar a la cita en la que sé que van a estar presentes.
¿Trabajan el poscongreso?
Diría que no, no es necesario porque nuestro congreso se organiza para nuestros miembros y todo el que puede asistir, asiste. El que no está presente es porque no puede desplazarse, no porque no tenga interés en participar. No hacemos seguimiento, ni encuesta de satisfacción, ni nada por el estilo, porque los fallos que se puedan producir en los congresos los detectamos quienes asistimos.
No somos una empresa, no tenemos que rendir cuentas, y quien haya organizado una edición no va a ocuparse de la siguiente. Nos conformamos con hablar entre nosotros y compartirnos los posibles problemas.
¿Tampoco de cara a los patrocinadores?
Con ellos sí que hacemos un seguimiento, no perdemos el contacto con el patrocinador porque son con los que trabajamos habitualmente, del tipo de editoriales, empresas que nos proveen de material… mantenemos una relación constante con ellos pero también nos reunimos para evaluar conjuntamente cómo ha ido, los niveles de asistencia…