En el marco del Global MICE Forum Asociativo, organizado en el palacio de congresos de Girona (España) del 8 al 10 de julio, tuvo lugar una mesa de debate dedicada a las tendencias en el mundo de los congresos. Ángeles Moreno, Country Manager Spain de AIM Group International, afirmó que cada profesional que asiste a un congreso quiere llevarse una experiencia personalizada en un tipo de acción en sí misma masiva». A la hora de diseñar, “hay que tener claros los pilares que deben definir un congreso: conseguir conocimiento, desarrollar habilidades, conocer a otras personas y cambiar de actitud», afirmó Moreno.
Clara Gutiérrez, directora de SEMES (Sociedad Española de Medicina de Urgencias y Emergencias), argumentó que el mayor reto es lograr la bidireccionalidad con los asistentes: gamificación, talleres prácticos, sesiones más cortas, dosis de humor… permiten mantener tanto el interés de los delegados como el de los patrocinadores, teniendo en cuenta que la media de edad de los delegados de su congreso anual es de 30 años. Como ejemplo, además de la programación científica, se creó un plan de actividades en los stands con actividades del tipo de concursos, juegos… que dieron lugar a un programa paralelo que resultó satisfactorio para los expositores. “Las nuevas tecnologías nos permiten escuchar continuamente lo que los asistentes piensan, por lo que podemos ir reaccionando constantemente», confirmó.
Destacó que la formación y el consumo de material comienza antes del congreso, con vídeos, encuestas… “que conllevan a que en el congreso se consiga la parte tangible que el profesional lleva tiempo buscando”, por eso cada vez tienen más presencia los talleres prácticos.
Nacho Santillana, presidente de AUSAPE (Asociación de Usuarios de SAP España), defiende que, para mejorar el impacto, hay que reducir el tiempo de intervención de los ponentes o aplicar ideas como el “método Ikea” en el área expositiva, de tal modo que grupos de personas accedan a cada espacio en sesiones organizadas para ellos. AUSAPE también ha creado los videocall, que consisten en la grabación de entrevistas en el lugar del congreso que los asistentes van descubriendo en otros momentos, ampliando la sensación de que en un mismo momento están sucediendo varias cosas.
Dídac Doménech, CEO de On Site, defendió que la tecnología «está cambiando la interacción entre los asistentes de los congresos, acercándonos a los nuevos modelos de comunicación que se imponen en la sociedad, con un público joven que consume la información de otro modo». Por ejemplo, a través de la inteligencia artificial, los asistentes de otras nacionalidades pueden generar conclusiones en su idioma que se traduzcan y compartan durante el congreso en tiempo real.
En el congreso de SEMES se han replicado entornos a través de las gafas de realidad virtual de Meta y tuvo muy buena acogida. En el último Fórum AUSAPE, dedicado a La humanización de la tecnología, la maestra de ceremonias fue un avatar que, tras un día y medio de congreso, extrajo sus propias conclusiones. Según Santillana, la acogida por parte de los asistentes fue muy buena. La aplicación creada para su principal evento evitar el uso de tarjetas de visita, pudiendo compartir datos directamente desde la app, o un “pasaporte del Fórum” en el que acumular los códigos QR de los diferentes stands.
Los profesionales necesitan cada vez justificar su asistencia a un evento, por lo que las sesiones buscan sobre todo generar reflexión y ofrecer un contenido que aporte sentido al desplazamiento: “y esto es algo que solo estamos consiguiendo en formato presencial”.
Ante la pregunta “¿cómo veis vuestros congresos en 2035?, Santillana vaticinó que serán más participativos, sin clases magistrales sino sesiones en las que pueda intervenir algún experto del público, sin stands, con programas en paralelo que permitan seguir consumiendo contenido del congreso una vez que éste se haya terminado e, incluso, que sea posible asistir solo a partes del congreso o dedicarse a otras cosas en espacios dedicados. “Formación mucho más prácticas, cortas, ágiles y transversales”, es lo que Gutiérrez augura, con una evolución de los stands que permitan generar un calendario paralelo.