En el último encuentro anual del Capítulo Ibérico de ICCA, que tuvo lugar en Coimbra (Portugal) del 11 al 13 de marzo, uno de los debates se centró en cómo están evolucionando las licitaciones de los congresos. Entre las principales conclusiones se destacó que la toma de decisiones en las asociaciones ya no se basa únicamente en presentaciones de impacto, incentivos financieros en forma de subvenciones o relaciones de larga duración. Según Bianca La Placa, directora ejecutiva del World Environmental Education Congress (WEEC), «las asociaciones priorizan cada vez más a los socios institucionales, como universidades y fundaciones, por encima de las candidaturas directas de destinos, lo que cambia fundamentalmente el funcionamiento de las licitaciones de congresos».
Implicación de las comunidades locales
Implicar en la candidatura a la comunidad local es un argumento que cada vez adquiere más importancia. Como señaló La Placa, no se mira tanto la cantidad de asistentes sino el perfil de los mismos. «Comprender e involucrar a la comunidad científica local fortalece las candidaturas, la conexión con ella es esencial».
Los convention bureaux ejercen, en su opinión, de «conectores fundamentales, ayudando a las asociaciones a identificar a los socios locales adecuados en lugar de simplemente promocionar su destino».
André Vietor, director ejecutivo de Bco Congresos, reivindicó por su parte un mayor control de los recursos invertidos en la presentación de candidaturas: «se invierten muchos recursos en licitaciones sin preocuparse después por qué no fueron seleccionados, lo que impide mejoras en futuras candidaturas».
Se mencionó como caso de éxito el de Abu Dabi, que albergó el WEEC en 2024, gracias a haber mejorado varias candidaturas sin éxito a través de la integración de la comunidad local en la postulación. La Placa invitó a los destinos a consultar de manera activa los requisitos de cada asociación ya que las necesidades difieren entre las distintas entidades. Ante esto, una presentación muy llamativa puede que se ajuste a los intereses de un agrupación pero no corresponda para nada a lo que se está buscando en otra. «Para nosotros no es importante tener páginas y páginas describiendo hoteles. Ese no es nuestro negocio porque nuestros delegados reservan por su cuenta».
A este respecto, Carina Montagut, directora del departamento de eventos de Feria Valencia, añadió «las raras oportunidades de reunirnos con las asociaciones antes de presentar una candidatura mejoran drásticamente la calidad de la propuesta y representan una buena práctica que debería convertirse en estándar».
Mejora de los RFPs
Vietor añadió que «los requisitos de RFP excesivamente detallados generan una carga que no implica una mejora en la calidad de la oferta. La información enfocada y esencial sirve mejor a ambas partes». En su opinión, las licitaciones implican demasiados requisitos que demasiadas veces dificultan el proceso. En su opinión «los RFP deben concentrarse en un pequeño número de factores clave en la decisión, en lugar de en una documentación a veces desproporcionada».
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