Cuál es su opinión sobre los formatos de los congresos que están patrocinando actualmente?
Aunque se hace muy “pasito a pasito”, es justo decir que hay una evolución. Forma parte de ella que cada vez se escuche más cuáles son las necesidades de los asistentes y de los patrocinadores.
¿Cómo se concreta esa escucha?
Por ejemplo, es bastante normal que el congreso vaya cambiando de zona, incluso de país, y se estén incorporando cada vez más áreas dedicadas a la innovación dentro del congreso, ofreciendo experiencias más diversas.
Otro de los aspectos en los que percibimos una evolución es la duración, los organizadores le otorgan cada vez más importancia. Aunque es normal que los congresos duren varios días, hay más conciencia de que el asistente mide mucho el tiempo que está allí. Por eso se trabaja mucho más en su agenda, con timings muy bien marcados y acciones muy definidas para cada uno de esos tiempos.
¿Qué opina sobre los formatos híbridos?
Donde más nos los estamos encontrando es en Latinoamérica. En España los vivimos sobre todo durante la pandemia y pospandemia, pero la tendencia se ha ido reduciendo. Sin embargo, en Latinoamérica nos encontramos con que el formato se conserva, por ejemplo, con dos días presenciales y otro virtual, con asistencia física por la mañana y digital el resto del día o simultaneando las acciones presenciales y digitales, con asistentes que se pueden conectar a las distintas charlas o talleres, incluso con una presencia de las empresas que patrocinamos con stands físico y virtual.
Como patrocinadores ¿se sienten cómodos en ese doble formato?
Supone el doble de trabajo porque tenemos que pensar en ambos entornos y hasta en diferentes asistentes según cada uno de ellos. Pero esto nos hace obtener datos distintos en cada caso. Lo más interesante de la parte virtual es que nos ofrece información de delegados de otros países.
¿Están satisfechos con los datos que reciben de los participantes?
En los congresos sectoriales el organizador nos suele dar el listado de los asistentes, pero no es lo que nosotros más utilizamos. Lo que más nos interesa es analizar los perfiles de quienes asisten, muchas veces nos lleva a saber que quienes están en el congreso no son los directivos sino los técnicos especialistas en algún campo o responsables de una determinada sección. Queremos saber a qué sectores y tipo de empresa pertenecen ya que esos datos son los que nos van a permitir desarrollar nuestras estrategias comerciales una vez celebrado el congreso.
¿Es fácil obtener esos datos?
Creo que es incluso hasta más fácil que otros datos que pueden ser considerados más intrusivos como el nombre, apellidos, número de identidad… cargo, tipo de empresa y sector al que pertenece son campos bastante fáciles de rellenar y que, en nuestro caso, nos aportan mucho más.
¿Cuáles son los “básicos” que debe ofrecer un congreso para despertar su interés?
Somos una empresa de servicios y lo que buscamos sobre todo es dejar claro que somos especialistas en cada uno de los sectores ante los que nos presentamos. A la hora de elegir un congreso tenemos claro que tenemos que medir varias cosas.
Lo primero, que sea un congreso referente en ese sector donde vayamos a encontrar a clientes, potenciales clientes, las empresas más relevantes y en el que no solo se cuenten las novedades sino las tendencias que nos ayuden a desarrollar estrategias.
Cada vez tenemos más en cuenta que sea un congreso que nos permita personalizar por completo nuestro stand, ya que le damos mucha vida. Es un elemento esencial a través del que vamos a transmitir nuestra estrategia hacia el sector, hacer networking, dar charlas y ofrecer al asistente experiencias ligadas a nuestra marca.
También buscamos que sea un congreso de calidad, observamos el panel de ponentes, la calidad de los talleres, las temáticas tratadas en las mesas redondas…
¿Buscan intervenir en el programa formativo?
En muchas ocasiones lo pedimos, aunque depende del congreso. Si es la primera vez que asistimos y queremos conocerlo, no es el caso. Pero si forma parte de nuestro plan estratégico en un sector clave para nosotros, tenemos mucho que contar y queremos realmente que nuestra presencia cale, que quede claro que somos un referente en el sector. En ese caso, sí que pido que uno de nuestros directores o expertos intervenga, ya sea en una ponencia o en una mesa redonda.
Incluso a veces planteamos crear nosotros una mesa redonda en torno a una temática de interés, siendo nuestro experto quien lleva a dos potenciales clientes a debatir sobre el asunto.
Las asociaciones y organizadores ¿se muestran receptivos a este tipo de aporte?
Si realmente es el congreso clásico que tiene un espacio creado por sesiones, con charlas y mesas redondas, no suelen poner pegas. Si no tienen tan trabajada esta parte, les cuesta un poco más. En ocasiones lo que hacemos, en base también al tipo de stand que tengamos, es organizar en él esa charla o ponencia, la creamos nosotros.
¿Qué puede aportar el organizador para mejorar la calidad del congreso?
Un diálogo abierto que hace del organizador una figura clave. Cada vez encontramos más organizadores a los que se les puede decir “hagamos esto” o “podríamos ser más flexibles en esto”.
No solo percibimos esa escucha, sino que necesidades que les hemos transmitido son después incorporadas en otras ediciones para el resto de los patrocinadores.
Está claro que tienen que ofrecer paquetes estandarizados porque les facilita muchísimo el trabajo, aunque también es cierto que a lo mejor antes se ofrecía un paquete de varios extras o servicios y acciones diferentes, y ahora nos ofrecen 20 opciones. Pero creo que va en la línea de esa necesaria evolución que lleva a que el patrocinador se sienta más a gusto y podamos crear estrategias más ad hoc.
El organizador es la persona responsable de la segmentación de la audiencia y quien va a determinar qué tipo de networking se va a llevar a cabo: en los stands, en otras áreas dentro del congreso o incluso fuera…
Además, tiene que determinar el nivel de innovación que hay en el congreso, el tipo de personas que se vayan a contratar para las charlas, las áreas presentes según esas tendencias o el tipo de empresa a la que ofrezcan el congreso. Todo eso va a determinar muchísimo el grado de innovación que nos vayamos a encontrar.
¿Qué pueden aportar ustedes como patrocinadores?
Salir del logotipo en el stand y la página web del congreso y ofrecer más calidad, analizando el valor que tiene el congreso, cuál es su ADN, intentando que casen los valores de nuestra empresa y la estrategia sectorial que queremos llevar a cabo para que los asistentes se den cuenta de por qué estamos allí. Va mucho más allá de poner un stand bonito o feo.
De esta forma, patrocinador y organizador nos convertimos en partners con un mismo objetivo: que el delegado viva una experiencia que le haga pensar que ha merecido la pena asistir al congreso.
Si me pongo en el lugar del participante, quiero que no piense que el congreso dura tres días y tiene que esperar a cuando corresponda para ver lo que le interesa, sino que en un mismo día pueda vivir un montón de experiencias y recibir feedbacks.
¿Los congresos tienen un peso relevante en sus acciones de promoción?
Nos centramos muchísimo en buscar cuáles son los congresos que más tendencia marcan dentro de los sectores que queremos abarcar y vamos a ellos con las ideas muy claras, porque los utilizamos como escaparate para lanzar servicios sectoriales.
El congreso es la punta de lanza de una estrategia que se completa con el trabajo de comunicación y sigue con el plan comercial y de marketing que se desarrolla una vez finalizado.
A la hora de elegir dónde vamos, pesa principalmente que sea estratégico para nosotros. Si no nos conviene la ubicación pero va a estar nuestra competencia, hacemos el esfuerzo por estar allí de todos modos.
Es nuestra estrategia para el 80% de los congresos en los que participamos. A veces, asistimos a otro tipo de convocatorias porque ha despertado nuestro interés cuando nos las han presentado, en ocasiones sin conocer de antemano nada sobre ellas, pero también nos dejamos llevar por lo innovador, lo que puede estar marcando tendencia en el mercado o donde está la competencia.
¿Es creciente ese atractivo de los congresos?
Creo que están ganando en importancia, porque cada vez nos permiten más ofrecer acciones experienciales con los clientes o potenciales clientes.
Además, los congresos tienen cada vez más sentido en nuestras estrategias porque ya no solo asistimos a ellos para captar tendencias, sino que aprovechamos el espacio para conocer –y que nos conozca– nuestro target y pueda vivir una experiencia con nuestra marca. Si cumplen todos los requisitos que tienen que cumplir, sin duda son muy relevantes.