RIK CRAENMEHR
Responsable de Congresos y Reuniones en European Hematology Association (EHA)

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“Ahora estamos volvendo por fin a unos plazos más normales para organizar nuestro congreso anual”

¿Qué tipo de congreso organizan?

Nuestro congreso anual es el evento principal de la asociación. Este año esperamos reunir a más de 13.000 delegados en Madrid. Es un evento de gran alcance, con un enorme programa científico que atrae no solo a nuestros miembros sino a toda la comunidad a la que EHA sirve, incluyendo empresas farmacéuticas, defensores del paciente, enfermeras, etc. Además de eso, organizamos tres o cuatro encuentros científicos al año en colaboración con alguno de nuestros grupos de investigación o científicos, además de eventos de formación dentro y fuera de Europa.

¿Perciben cambios en la financiación del congreso desde la pandemia?

El congreso se financia a través del patrocinio de empresas farmacéuticas y el registro en sí, y eso es algo que no ha cambiado. Durante la pandemia, los encuentros virtuales atraían a más delegados, hasta 18.000 registrados, dado que el acceso era más fácil y teníamos una cuota de inscripción más baja. Después del Covid-19, las inscripciones para el congreso presencial bajaron inicialmente a 10.000 delegados, pero han ido aumentando desde entonces y el futuro es prometedor. Nuestra comunidad ha crecido. Hemos ampliado nuestro departa-mento de membresía y estamos colaborando y comunicándonos de una forma aún más activa con nuestros socios y las asociaciones nacionales de diferentes países. Y eso está dando resultados.

¿Ha cambiado el comportamiento de los asistentes?

No hemos visto grandes cambios en cuanto a la inscripción para el congreso. Una buena parte son inscripciones grupales, como las de empresas e instituciones, que se benefician de nuestras tarifas reducidas para inscripciones anticipadas. Por ello, es frecuente ver un aumento significativo de la asistencia en los últimos días antes del plazo fijado. Para nuestros eventos pequeños sí que percibimos que la inscripción se hace más tarde y con números más bajos, con un descenso del 25% en la asistencia.

¿Cuáles son los principales retos a los que se enfrentan actualmente a la hora de organizar su congreso?

Siempre hay presión en cuanto al tiempo y, después de la pandemia, la planificación que solía ser hasta cinco años vista se redujo de repente a nueve o doce meses. Organizar un congreso anual en doce meses es muy difícil. Ahora estamos volviendo por fin a unos plazos más normales.

También nos enfrentamos a una alta inflación, pero creo que es algo queafecta más a los eventos pequeños y no tanto al congreso anual. El valor que este encuentro ofrece para los delegados compensa la inflación. Además, ofrecemos precios razonables e intentamos que siga siendo accesible.

¿Apuestan por el formato híbrido?

Nuestro congreso anual es híbrido, lo que significa que todo lo que ocurra en Madrid se retransmitirá por streaming en una plataforma. También se grabarán todas las sesiones y el contenido estará disponible bajo demanda una vez terminado el congreso. En general, este formato totalmente híbrido funciona bien, sobre todo la parte de streaming en directo. El acceso a contenidos bajo demanda tiene menos éxito, tal vez porque los delegados que acaban de pasar mucho tiempo fuera no vuelven al contenido inmediatamente y, cuando lo hacen, ya no está disponible. Actualmente ofrecemos este contenido bajo demanda hasta dos meses después del congreso, pero es algo que estamos revisando.

¿Cuáles son los criterios a la hora de elegir destino?

Tenemos dos criterios principales. El primero es el recinto en sí. Tenemos muchos requisitos específicos como el número de salas para sesiones que necesitamos, el espacio para exposiciones o para pósters (algo que está creciendo exponencialmente), el espacio para el catering… La combinación de todos estos elementos hace que muchos recintos no sean apropiados. El segundo criterio es la oferta de alojamiento hotelero. Con 13.000 delegados, requerimos un número mínimo de hoteles, principalmente de tres y cuatro estrellas, dentro de la ciudad y no en el área metropolitana. Encontrar alojamiento sueleser un problema, también porque, al celebrar nuestro congreso en junio, en muchos casos estamos compitiendo con el mercado vacacional. Muchas ciudades tienen un buen palacio de congresos, pero no cuentan con el número de habitaciones de hotel que requerimos. Y, sobre todo, para ciudades pequeñas es un criterio difícil de cumplir.

En la elección de destino, ¿pesan las subvenciones?

Es importante. A la hora de elegir la sede miramos lo que el destino puede ofrecernos, ya que vamos a llevar una inversión considerable a ese lugar. Las subvenciones no suelen ser comunes, pero siempre pedimos ayuda con el transporte local, que es algo que el destino suele controlar.

“Hace años un venue nos ofreció un paquete sostenible y otro no, y nuestra respuesta fue ¿por qué ofrecen algo que no es sostenible?”

¿La sostenibilidad es un criterio relevante a la hora de organizar el congreso?

Sí, pero es algo difícil de conseguir. Los congresos en sí no son operaciones sostenibles, con delegados que vuelan desde diferentes partes del mundo. Pero creo que el gran valor que aportan los congresos, el contenido que ofrecen y la oportunidad de hacer conexiones que no se podrían hacer virtualmente, compensa el que no sean del todo sostenibles.

Por supuesto, nos estamos esforzando en hacer nuestro congreso más sostenible. Ofrecemos pases para el transporte público a todos los delegados y negociamos descuentos en la red de ferrocarril. En la medida de lo posible, intentamos animar a los delegados a que usen formas de transporte sostenibles.

También aprovechamos la pandemia para introducir cambios, como dejar de imprimir miles de catálogos que a menudo acababan en la basura y reducir los materiales promocionales.

Desde 2022, hemos dejado de ofrecer carne en los almuerzos para delegados. En su lugar ofrecemos diferentes opciones vegetarianas, lo que reduce la huella de carbono. Y hace ya diez años que, en lugar de preparar bolsas con comida para los delegados, dejamos que cada uno elija lo que quiere comer para reducir los desechos orgánicos. Es más sostenible, a la vez que resulta más económico.

Si la sostenibilidad impacta en el precio, ¿están dispuestos a pagar por ello?

Sí, pagamos por ello. Creo que tenemos que hacerlo, por el bien de todos. Hace unos años, antes de la pandemia, un recinto nos ofreció dos paquetes diferentes, uno normal, y otro más caro pero sostenible. Nuestra respuesta fue: ¿por qué nos ofrecen un paquete que no es sostenible? No deberían siquiera ofrecer algo que no es sostenible, no es bueno para el futuro del planeta.

¿Han experimentado con el metaverso y/o la inteligencia artificial?

Todavía no. Es algo que estamos hablando. Por supuesto, la inteligencia artificial se usa ya mucho en el ámbito médico, con diferentes aplicaciones para mejorar el cuidado del paciente o los diagnósticos, por ejemplo, y es el futuro. Pero todavía no hemos hecho mucho con esta tecnología con respecto al congreso, aparte de tener un chatbot en la web. Es algo que está en nuestro radar y estamos estudiando qué se puede hacer con la IA generativa.