¿Nos puede describir qué acciones desarrollan para sus miembros?
Existimos como asociación desde hace 30 años y desde hace 19 organizamos la que es nuestra gran acción: un congreso con el que empezamos reuniendo a cien personas y con el que en la última edición alcanzamos los 1.500 asistentes. En 2025 celebraremos la que será la vigésima edición del Fórum AUSAPE.
Organizamos además en el año dos o tres acciones presenciales en las que participan entre cien y doscientas personas, así como el Día Financiero, en el que reunimos a 420 personas en formato virtual.
¿Apuestan por los formatos híbridos?
No, porque no nos funciona. Hay gente que se apunta al formato presencial y después pone excusas para no asistir y conectarse en virtual. Por eso en 2021 tomamos la decisión de no recurrir más a este formato. Lo que sí hacemos es grabar el contenido de las sesiones presenciales para quien quiera verlas después en diferido.
Las acciones presenciales en las que ofrecemos posibilidades de networking, talleres o intervenciones de ponentes de interés, siguen resultando atractivas en formato presencial. Cuando tratamos temas concretos, con temáticas más relacionadas con el trabajo diario, aspectos financieros, relacionados con recursos humanos o nuevos productos… en las que quien asiste busca escuchar y aprender, es útil el formato virtual.
¿En base a qué eligen el lugar donde realizan sus acciones presenciales?
Desafortunadamente, en España decidimos en base a la eliminación: dimensiones de auditorio, número de salas paralelas, cantidad de habitaciones en los hoteles, desplazamientos de dos-tres horas máximo y con un espacio para una cena de gala para 1.500 comensales con plan alternativo por si llueve… y excluyendo Barcelona y Madrid para incentivar a que los miembros salgan. Por eso los destinos que nos hemos planteado estos últimos años han sido Sevilla, Granada, Bilbao, Málaga, Valencia o Zaragoza, pero se nos agotan los recursos.
¿Influyen las subvenciones a la hora de elegir?
A día de hoy, ningún destino nos ha ofrecido ninguna subvención para organizar nuestro foro allí.
¿Organizan el congreso internamente o recurren a una OPC?
Ambas cosas. Cada año renovamos con la agencia que llevará nuestra acción el año que viene y dejamos en sus manos desplazamientos, traslados, alojamiento, audiovisuales, catering… Internamente nos encargamos del contenido, cartelería, redes sociales, logística y promoción.
¿Cómo gestionan los patrocinios?
Hemos ido variando y la pasada edición ha sido de las que mejor han funcionado. Contamos con unos patrocinios preferenciales a los que se dedica una sala entera. También ofrecemos presencia Oro, Plata y Bronce, que define la presencia por orden de entrada con derecho a stand y sala, entendiendo por sala una charla dentro de las salas paralelas. Por último, existen posibilidades de patrocinio que no incluyen sala. Dimensionamos el foro en tres partes: dos de ellas suceden en las salas financiadas por los patrocinadores y la tercera consiste en el contenido generado por AUSAPE.
¿Hacen uso de app?
En nuestro Fórum la app es clave, los asistentes no saben moverse por el foro sin ella. En ella consultan la agenda, los ponentes, los traslados… este año por primera vez propusimos el intercambio de tarjetas y, entre 1.500 asistentes, se produjeron 8.500 intercambios, lo que representa una media de casi seis intercambios por persona.
Cada vez más la aplicación es una herramienta de interacción durante el congreso. Incluso cuando el contenido en directo no interesa, sirve como vía para compartir material en redes sociales y otras acciones de interés profesional.
¿Es de la opinión de que cada vez es más difícil obtener patrocinios?
En número no, pero cada vez hay que ofrecer más valor. Los patrocinadores quieren un stand con buena situación, de una forma determinada, con la posibilidad de hacerlo atractivo, incluir catering, disponer de audiovisuales para demostraciones en vivo… este año añadimos los códigos QR a través de los que cerrar citas y una votación al mejor stand.
También quieren que las salas sean accesibles, que permitan la grabación del contenido, con la presencia de algún cliente, además de publicidad. La visibilidad de la marca es muy importante. En la última edición, en lugar de atriles colocamos una televisión en vertical donde se presentaba a las personas, los distintos temas y los logos de las marcas.
También introdujimos como novedad la videocall, que permitía a todos los inscritos hacer una entrevista con nuestros periodistas mientras el resto de asistencia estaba en el auditorio, de tal modo que después estos visualizaban las preguntas que se le hacían al ponente durante la sesión.
¿Hacia dónde va la gestión de patrocinios?
A tener que ofrecer siempre más, cada año nos preguntan con qué vamos a sorprender al año siguiente. En 2023 colocamos un holograma, este un avatar que extrajo las conclusiones del foro, con el complemento de la maestra de ceremonias. También se exige más inmediatez en la publicación de contenido: si no se difunde en el mismo día o el siguiente, ya no tiene sentido.
¿Estas exigencias corresponden a las nuevas generaciones?
Las nuevas generaciones están en los departamentos de marketing y quieren inmediatez e interacción. Por eso incluimos también un premio a la mejor foto y el resultado fue excelente.
¿Pesa la sostenibilidad?
En cuanto a la sostenibilidad medioambiental, los propios espacios ya ofrecen prestaciones vinculadas al compromiso del tipo de ausencia de cubiertos de plástico en el catering, fuentes de agua, reciclaje de residuos…
En cuanto a la sostenibilidad financiera, como entidad sin ánimo de lucro intentamos siempre llegar al equilibrio que nos permita organizar un nuevo foro al año siguiente.
Con respecto a la sostenibilidad social, fomentamos la diversidad en cuanto a ponentes y temáticas. Y todo esto por iniciativa nuestra, contamos con nuestro propio código ético y reglamento en cuanto
a la operativa.
¿Y el legado?
Hacemos donativos en el destino y ofrecemos dentro del programa espacio para dar visibilidad a iniciativas locales a las que después hacemos seguimiento.
¿Qué ambicionan con respecto a su próximo congreso?
Que, aunque sea muy grande, no sea posible verlo todo, que los asistentes sean conscientes de que pasan cosas en paralelo.
LinkedIn NACHO SANTILLANA