¿Qué tipo de congresos organizan?
Congresos médicos nacionales y latinoamericanos, principalmente, con una media de 300-400 asistentes, aunque también muchos relacionados con el desarrollo sustentable y otros sectores.
¿Qué tendencias perciben?
Basándonos en el feedback de los participantes, se demandan congresos más cortos, sobre todo los nacionales, de un día y medio o dos. Tenemos que seguir incorporando el networking en todos ellos, porque continúa siendo muy importante. La sostenibilidad también se requiere e implementamos muchas medidas, como que la credencial se pueda plantar, que no haya papel, que la comida sea más saludable, etc. Aunque la inteligencia artificial está de moda, de momento solo se usa internamente -para la redacción de contenidos, por ejemplo-, no tanto durante el congreso, aunque estamos trabajando en ello.
¿Está costando más conseguir patrocinios?
Sí, estamos viendo que los patrocinios se están comportando de forma distinta a años anteriores, pero se debe a la realidad que está viviendo cada país. Los períodos electorales siempre influyen. Y también por temas como el compliance, está costando llegar a recursos que antes eran más accesibles.
Ahora hay que ofrecer muchas cosas, ya no basta solo con la mera presencia, un stand y mención en redes sociales, sino que hay que involucrar a los patrocinadores mucho más en el programa, organizar webinars previos… En general, buscan estar más activos y tener mejor presencia, se están preocupando más por su visibilidad: dónde y cómo se incluye su logo, de qué forma se les nombra en redes… Y antes no era así. Ha habido un cambio claro en cuanto a la exigencia con respecto al posicionamiento de la marca en los congresos. Y nosotros lo entendemos, porque hacen una inversión económica de la que esperan un retorno.
¿Siguen las marcas creyendo en los congresos?
Sí, por supuesto, siguen siendo una excelente oportunidad para mostrarse, estar en persona con el cliente, conocer a otros potenciales… Los congresos son clave, aunque creo que hay otras herramientas y oportunidades que también están funcionando, como las redes sociales, a través de las que se puede llegar al usuario final. Los patrocinadores ya no solo se centran en los grandes congresos, sino que participan también en otras actividades y se abren a un mayor número de asociaciones. No obstante, considero que los congresos no pierden en credibilidad.
¿Se considera la presencialidad como algo ineludible?
Hicimos un cambio grande para poder dar la opción de que los congresos fueran híbridos y ahora todos se están haciendo así, porque es una gran oportunidad. No obstante, la presencialidad se ha convertido en ineludible, nuestros clientes consideran muy importante el networking, participar en actividades y la mayor concentración que deriva de la presencialidad. Hay congresos, seminarios… y muchos otros formatos que se pueden organizar de forma virtual, pero la necesidad de presencialidad no se perdió, no se ha perdido y no se va a perder.
Sin embargo, se impone analizar si se justifica que los congresos sean híbridos, ya que requieren una inversión importante en tecnología.
¿Las asociaciones saben cuidar a las audiencias digitales?
Con las que nosotros trabajamos, sí, porque se están enfocando en ofrecerles más contenido y más herramientas de educación, sobre todo a sus socios. Sin embargo, no hay que olvidar que estamos ante una sobreexposición, una sobreestimulación en base a muchos contenidos y eso termina por hacer más difícil la llegada al público. Por eso siempre estamos buscando canales diferentes para dirigirnos a ellos, del tipo de newsletters, posts en redes sociales… y siempre con información relevante, interesante y diferente que permita captar su atención.
Los socios ya no quieren “estar por estar” o participar, sino que también quieren recibir un retorno, por ejemplo a través de un mayor conocimiento obtenido.
A la hora de crear contenido, ¿está siendo un problema para las asociaciones gestionar a las distintas audiencias?
Más que un problema, es simplemente algo nuevo para ellos, porque necesitan tiempo para generar contenidos atractivos e interesantes, y sobre los que estén de acuerdo todos los directores. El rol del community manager es clave hoy en día, porque lo que antes hacía directamente el presidente o el secretario ahora tiene que estar en manos de un profesional que cuente con la supervisión de los directores de su organización.
El formato tradicional de congreso ¿es atractivo para las generaciones más jóvenes?
Falta innovar en esto para poder ofrecer respuestas más claras y adaptadas a las exigencias actuales. El programa académico siempre va a ser el foco y el fondo del congreso, así como las oportunidades de networking, pero es necesario generar otro tipo de iniciativas para atraer la atención de estas nuevas generaciones y mantenerlas concentradas.
Estamos buscando nuevas ideas para conseguirlo centrándonos en la duración, los horarios de las sesiones, la comida saludable, agendas menos apretadas… La optimización es la palabra clave para estas generaciones. Quizás haya que trabajar con encuestas para preguntarles directamente qué es lo que más les interesa de un congreso. No cabe duda de que tenemos que adaptarnos y cambiar el modelo de lo que estamos acostumbrados a hacer.
¿La duración de los congresos forma parte de esos posibles cambios?
Sí, cuando son de ámbito nacional ahora suelen durar un día y medio o dos días, porque ha cambiado la disposición y la disponibilidad de los asistentes. Muchos de ellos tienen que pedir permiso en el trabajo para poder participar. Sin embargo, no podemos olvidarnos del fondo y del foco del congreso, ya que si se reduce mucho, se puede perder parte relevante del contenido.
¿Cómo ve la oferta en cuanto a espacios?
En general, en Latinoamérica, la oferta es amplia, aunque si nos centramos en destinos como Santiago de Chile, nos falta un venue más grande. Estamos organizando congresos en universidades, que son espacios muy interesantes porque disponen de grandes salones, butacas de calidad, buenos sistemas audiovisuales… y compiten muy bien en precio con los venues tradicionales y los hoteles, que han aumentando mucho sus tarifas tras la pandemia.
La elección de destinos menos conocidos ¿puede redundar en una mayor asistencia?
Por supuesto, se están buscando destinos menos conocidos que ofrezcan mejores precios, sean accesibles y seguros. Aunque es algo que ya sucedía antes de la pandemia, al menos en Chile y en Latinoamérica siempre ha sido así.
También se trata de no repetir sedes y buscar alternativas a las grandes ciudades, aunque en muchas ocasiones se presentan problemas que surgen de la falta de comunicación entre los sectores público y el privado. Por eso cuando uno busca un destino debe contar con información de calidad y tener claridad con respecto a muchas cosas.
LinkedIn MAGDALENA TAPIA