El congreso puede ser una cita aislada en el año, muy diferente de la anterior según quién la organice y dónde tenga lugar, o uno de los hitos más importantes, si no el que más, de la vida de una asociación cuyos miembros han estado en contacto entre cada edición. A nivel organizativo, el congreso también puede ser en cada ocasión un inicio de cero para el que habrá que atraer asistentes y patrocinadores, o la continuación de una serie de convocatorias que van enriqueciendo a los miembros de la comunidad que se va creando.
La diferencia entre estas dos visiones del congreso se basa en que los miembros de la sociedad y los delegados que asisten, ya sean miembros o no, constituyen una comunidad que comparte intereses profesionales y necesidades que se van satisfaciendo en cada encuentro, ya sea presencial, virtual o híbrido. Si el paraguas que cubre esa satisfacción es una sociedad o asociación solvente, la comunidad no solo podrá acceder a contenidos de mayor calidad sino ganar en poder de influencia y decisión.
Tal y como declaró José Luis Blanco, presidente de la Asociación Española de Audiología, en el marco del AMW (Associations Meetings Workshop) celebrado en Valladolid (España) el pasado mes de febrero, “antes se Cada sociedad debe plantearse cómo se entrega, percibe y experimenta el valor de estar asociado formaba parte de una asociación por el prestigio que esto conllevaba. Sin embargo actualmente, y más desde que colegiarse no es obligatorio, el profesional nos pregunta ¿qué gano yo con asociarme? Esto nos ha obligado a desarrollar formación a través de webinars, newsletters… que se suman al congreso, pero tenemos que hacer más”.
Comunidad cautiva
El sentimiento de disponer de una comunidad cautiva durante el congreso sobre la que no se está aprovechando el potencial parece mayoritario entre las asociaciones. Sin embargo, resulta difícil encontrar alguna que vaya más allá de la reflexión y esté poniendo en práctica algún modelo que realmente suponga trabajar el poscongreso en favor de esa deseada tribu profesional.
Una dimensión desconocida
Hay agrupaciones que consideran que el grupo de WhatsApp que aglutina a los miembros es la comunidad a la que pueden aspirar, cuando realmente lo que marca la diferencia no es comunicar entre asociados, sino construir “un conjunto de personas unidas por circunstancias o intereses comunes”, según la definición de comunidad de la RAE (Real Academia Española). Sin acciones poscongreso, gran parte del aprendizaje y las conexiones se diluyen o pierden con el tiempo.
Si bien esto pasa por difundir contenido que se haya generado en el congreso una vez que éste haya finalizado –algo que muchas sociedades ya hacen–, el concepto de tribu profesional es mucho más amplio y son varias las voces que reivindican más formación al respecto.
Encuestas de satisfacción
Hasta ahora los congresos terminaban una vez recopilados los datos de la encuesta de satisfacción y entregado el informe para comité y patrocinadores. La evolución ha llevado a encuestas de satisfacción cada vez más detalladas y elaboradas por la propia sociedad, abandonando los sondeos estándar que podían servir para cualquier convocatoria. Si bien siguen siendo una fuente de información muy interesante para saber qué temas o formatos despiertan más interés o qué mejoras introducir en aspectos logísticos, no es más que una fuente, entre muchas otras posibles, de información sobre la comunidad subyacente.
Los congresos, en ocasiones, continúan a través de la oferta de contenido relacionado en plataformas de aprendizaje con acceso de pago. En ellas, normalmente durante un periodo de tiempo limitado, los asistentes pueden redescubrir, o conocer por primera vez, parte de la información difundida durante la cita.
Esta masa crítica, tanto durante el congreso como en esta etapa posterior cuando existe, habrá demostrado interés por determinadas sesiones y formatos, se habrá suscrito en su mayoría en un determinado plazo o según un rango profesional, habrá participado en talleres prácticos concretos o habrá publicado en redes sociales con repercusión, o no, entre los profesionales de su entorno. Los asistentes con mayor capacidad de interacción habrán generado debate, suscitado polémicas, adelantado tendencias o expresado opiniones. En definitiva, se habrán involucrado y esto habrá arrojado información.
La necesaria interacción
Según el estudio Propósito bajo presión: Tendencias globales de las asociaciones en 2025, elaborado por Belinda Moore para Global Association Research Initiative, si hay algo en lo que coinciden los profesionales de las asociaciones es en que la forma en que los miembros se involucran en las distintas acciones propuestas está cambiando. La encuesta revela la necesidad de que cada sociedad se plantee activamente cómo se entrega, percibe y experimenta el valor de estar asociado.
“Involucrar y retener a los miembros” fue calificado como el segundo desafío organizativo más importante, con el 85% de los entrevistados identificándolo como una preocupación significativa o muy significativa.
Nos dan su opinión:
José Luis Blanco, Presidente de la Asociación Española de Audiología (AEDA)
Nicola Bogle, IHSA (The HIP Preservation Society)
Maria Teresa Domínguez, Tesorera de la Asociación de Especialistas en Enfermería del Trabajo (AET)
Lorenzo Baselga, Secretario General Técnico de la Asociación Nacional de Químicos e Ingenieros Químicos de España (ANQUE)
Luis Mª García, de Guadiana Presidente del Comité de Congresos de la Sociedad Española de Medicina de Laboratorio (SEMEDLAB)
Rudolf Rannegger, Global Managing Director de Ovation Global DMC
Luis Lazarich, Responsable de Comunicación de la Federación Española de Enfermedades Neuromusculares (Federación ASEM)