La publicación de Grupo PUNTO MICE para el sector asociativo

CONGRESOS EN EL METAVERSO

El metaverso se refiere a una realidad no tan lejana en la que el mundo presencial tendrá una réplica en el entorno virtual. El sector de los congresos se enfrenta a limitaciones que obligan a muchos asistentes a ser más selectivos a la hora de elegir a qué convocatorias asisten: ¿estamos ante la posibilidad de multiplicar acciones sin que la asistencia a los congresos presenciales se resienta?

Por Adriana Hidalgo

¿UN FUTURO INELUDIBLE?

Un metaverso es un espacio virtual creado para que los usuarios puedan interactuar a través de un dispositivo mediante avatares. Es importante aclarar que no existe sólo un metaverso, sino que es posible crear tantos como se desee. Los amantes de los mundos alternativos y virtuales lo describen como un lugar inclusivo que ofrece mucha versatilidad en cuanto a usos y propósitos.

Cuando se habla de espacios virtuales, podemos hablar de creatividad y, sobre todo, de libertad. Es cierto que en el caso de los congresos científicos, el presupuesto es el que define en gran medida las acciones. En el universo médico, se suele sumar el grado de conservadurismo de la presidencia. Pero, más allá de los límites financieros e incertidumbres que puedan condicionar la utilización de la tecnología, una gran inversión inicial se puede amortizar con relativa rapidez.

Algo importante a tener en cuenta es que, si se quiere disfrutar de una experiencia totalmente inmersiva, es necesario contar con unas gafas de realidad virtual. Este dispositivo hace que ordenador y/o teléfono móvil sean prescindibles. No obstante, hay recomendaciones de uso. Así como en las sesiones virtuales la concentración real de los usuarios se estima en 30 minutos como máximo, el tiempo de uso recomendado para las gafas de realidad virtual es de entre 15 y 20 minutos por sesión. Por eso es recomendable adaptar el programa de cualquier sesión que se vaya a proponer en un entorno virtual.

Oportunidades en el metaverso

El metaverso es versátil y se pueden crear tantos metaversos como sea necesario. En un sector en el que el objetivo es compartir y poner en común conocimiento entre personas que buscan ampliar sus investigaciones y desarrollar nuevos proyectos, ¿tiene sentido crear un metaverso para cada ocasión?

Si de lo que se trata es de poner en contacto a profesionales y crear entre ellos relaciones que perduren en el tiempo, existen varias realidades posibles:

  1. Un entorno en que los PCOs (Organizadores Profesionales de Congresos, por sus siglas en inglés) creen sus propios metaversos y ofrezcan sus servicios desde esta nueva realidad, siendo posible alojar en su metaverso cualquiera de los congresos que organizan.
  2. Sociedades nacionales e internacionales, agrupadas por especialidades, generadoras de metaversos que permiten vincular a diferentes comunidades en cualquier momento.
  3. Destinos, incluyendo dentro de éstos a diferentes espacios, como pueden ser los palacios de congresos, que se presenten en una nueva dimensión virtual, real y paralela a la presencial.
Una opción para poder asistir

Una de las dificultades con la que se encuentran muchos profesionales hoy en día es elegir a qué congreso asistir.

UNA EXPERIENCIA REAL: GSoC METAVERSE 2023

No existen muchas experiencias congresuales que se hayan desarrollado en el metaverso. No obstante, ya se han realizado congresos en este entorno y ya hay agencias que en su pestaña de contacto ofrecen la posibilidad de ser atendidos a través de algún metaverso del tipo de Decentraland, Roblox, o Spatial.

En lo que a congresos médicos se refiere, la Global Society of Cardiology, liderada por la Dra. Tugba Kemaloglu Oz del Liv Hospital de Estambul (Turquía), organizó de la mano de Z Event Congress Organization Services la primera edición del Metaverse Global Society of Cardiology 2023 Congress (GSoC Metaverse 2023).

En este caso en particular, y con el fin de promover la asistencia, las cuotas de inscripción fueron más económicas de lo habitual teniendo en cuenta la especialidad.

Cada vez hay más sociedades especializadas, y microsecciones dentro de las sociedades, que organizan eventos y congresos. A esto se añade que la industria está cada vez más regulada y limitada a la hora de cubrir gastos de inscripción, alojamiento y viaje de los delegados. En muchas ocasiones, responder a la convocatoria corre a cargo del propio profesional y esto lo hace más selectivo a la hora de elegir.

Crear metaversos que giren en torno a Cuidados Paliativos, Cardiología, Ingenierías, Motor… y dentro de ellos breakrooms grupales para especialidades, facilitaría la formación y comunicación continua entre los grupos de trabajo y profesionales a nivel global. El congreso anual o bianual se convertiría en la operación más importante del colectivo, sin tener que resentirse en la asistencia.

Otra alternativa que va más allá, pero necesita de muchos agentes implicados ya que involucra a ayuntamientos, sedes y otros actores, consiste en replicar un destino en el metaverso, de tal modo que los congresos puedan tener lugar tanto en el espacio físico como en el virtual. Para la convocatoria digital se podría proponer una inmersión total en una ciudad sede en la que alquilar una amplia diversidad de espacios, organizar tours por el destino… una nueva manera de ver el mundo ante la que todo está por explorar.

Con estos planteamientos, se debe valorar el coste de mantenimiento de un metaverso permanente y la rentabilidad que sociedades, asociaciones y agencias pueden obtener de ello. Una suscripción independiente, o como un valor añadido a la cuota de socios o los servicios ofrecidos por la agencia, podría ser una posibilidad. Para los patrocinadores se presentaría como una ocasión para mostrarse en nuevos escenarios. La duda se impone sobre si se aplicarían las mismas regulaciones que en los entornos presenciales.

Fuentes de ingresos

Uno de los mayores miedos entre quienes se plantean la organización de un congreso en el metaverso es la falta de interés de la industria por invertir en él. Teniendo en cuenta las opiniones de sociedades, comités y PCOs, la industria se muestra aún reticente a este formato ya que la relación con las personas asistentes no termina de convencer.

Atendiendo a las tendencias de la industria farmacéutica en cuanto a los patrocinios, tanto en los entornos presenciales como en el mundo online, puede ser el momento de ampliar horizontes:

  • Diversificar las propuestas de patrocinio: las oportunidades en un entorno presencial son diferentes a las que se generan en un mundo virtual, por lo que la conveniencia de adaptar las ofertas de esponsorización al espacio donde tenga lugar el congreso se revela ineludible y da lugar además a un nuevo abanico de opciones. Las tarifas también deben ser adaptadas.
  • Adaptación a los diferentes públicos: si en el metaverso hay un tipo de público diferente al que asiste al congreso presencial, es necesario adaptarse a él. Si se trata del mismo público que asistiría en presencial, los formatos del contenido estarán adaptados al entorno digital.

Para poder en todos los casos ofrecerles a los patrocinadores las opciones más adaptadas a sus intereses, la inteligencia artificial puede ser una gran aliada a la hora de crear listas de posibles clientes y argumentos de venta.

Independientemente del medio utilizado para llegar al cliente, es imperativo utilizar la información disponible de ediciones anteriores, de la propia sociedad o haciendo preguntas clave a través de las diferentes vías de comunicación que se establezcan con los asistentes.

  • Incluir a patrocinadores externos a la temática del congreso en el área comercial. En el mercado europeo es más difícil contemplarlo, pero en Latinoamérica es frecuente que marcas de productos de gran consumo estén presentes en las áreas de exposición comercial de los congresos médicos.
  • Extender la oferta comercial a otros proveedores: por ejemplo, cadenas hoteleras interesadas en mostrar su oferta a los asistentes virtuales, cadenas de restauración que quieran atraer a los asistentes a sus entornos presenciales, espacios patrocinados para la celebración de actos sociales, opciones de entretenimiento… el abanico de posibilidades es amplísimo.
  • Todo contenido disponible previo pago una vez finalizado el congreso también puede ser patrocinado.
Necesidades en el metaverso

Según Alper Gokcer, cofundador de Vemaker.com, empresa creadora del Metaverse GSoC 2023, los tres factores clave a tener en cuenta antes de planificar un tipo de congreso en el metaverso serían: el grado de inmersión que se quiera ofrecer a los asistentes, la planificación en cuanto a usuarios simultáneos que se esperan y el tiempo durante el que estará activado el mundo virtual.

En el momento de decidir si el congreso se desarrollará en un metaverso propio o se alojará el congreso en uno ya existente, hay que tener presente que, aunque es posible hacer congresos en metaversos con espacios virtuales ya creados, puede no ser necesario para un congreso que no esté asociado al sector tecnológico.

El Meta World Congress que tuvo lugar en Madrid el pasado mes de marzo tuvo una sola versión, pero esta fue replicada hasta en seis espacios virtuales diferentes ya existentes: Utopion, Legendaryum, Xave World, Evveland, Hospiland y Parqueland.

Según la experiencia de Alper Gokcer, la motivación general para crear espacios en metaversos como Decentraland, Roblox o Spatial es la compra de “tierras” o activos con tokens que permiten entrar en la economía descentralizada del metaverso.

Para un evento simple, la inversión mínima se situaría en los 2.500 dólares, mientras que el alquiler de un espacio a largo plazo partiría de una horquilla que abarcaría entre los 5.000 y los 10.000 dólares anuales. Con estos parámetros y el presupuesto global del congreso, se puede valorar la rentabilidad económica del proyecto en estos espacios.

PARTIDAS ECONÓMICAS INELUDIBLES
  • ¿El congreso requiere crear un metaverso propio o se opta por alojarlo en uno ya existente?
  • Duración: únicamente días del congreso, posibilidad de acceder en los días previos para que los asistentes accedan y se familiaricen, posteriormente al congreso con el objetivo de crear comunidad…
  • Tamaño de la exposición comercial / Número de stands
  • Grado de inmersión y personalización deseado
  • Planificación en cuanto a la cantidad de usuarios simultáneos que se espera en cada momento
  • Marco temporal de activación del mundo virtual
  • Creación del entorno adaptado
  • Mantenimiento
  • Servicio técnico

En un sector en el que el objetivo es compartir y poner en común conocimiento y personas para que amplíen investigaciones y proyectos científicos, ¿tiene sentido crear un metaverso para cada congreso?

PROS Y CONTRAS DEL ENTORNO VIRTUAL
PROS
  • Ampliación de audiencias
  • Expansión de la cobertura geográfica: Compartiendo idioma, muchos más profesionales pueden compartir espacios virtuales de manera natural. Haciendo uso de la traducción simultánea, el horizonte se amplía aún más.
  • Durabilidad: Además de que el metaverso es un mundo que no tiene por qué tener fecha de caducidad, las sesiones pueden ser grabadas sin coste adicional para una consulta o difusión posterior.
  • Menos actores implicados: Los proveedores se reducen al área tecnológica, que gestiona los aspectos visuales y técnicos, y la secretaría técnica que realiza las gestiones tradicionales. Esto agiliza la comunicación y facilita la resolución de imprevistos que puedan surgir.
  • Reducción de costes para el asistente: Ahorro en el desplazamiento, alojamiento y gastos in situ, así como cuotas de inscripción más económicas.
  • Mayor recopilación de datos
  • Reducción de desplazamientos e impacto medioambiental derivado
CONTRAS
  • Costes de creación: Es necesario crear el entorno virtual, mantenerlo y disponer de personal técnico especializado.
  • Ingresos por inscripción: Si la cuota para los asistentes es más económica, los ingresos son menores.
  • Coordinación entre las plataformas de inscripción y el metaverso: Es recomendable que ambas estén conectadas en tiempo real para evitar tener que extraer listados de forma manual e importarlos entre sistemas.
  • Conexiones de los ponentes: A pesar de las pruebas previas, no siempre exitosas, existe gran dependencia de la localización de la persona que realiza la presentación. Esto puede generar un estrés adicional tanto a los organizadores como a la audiencia.
  • Falta de experiencia de comités y ponentes: El tiempo de inversión previa al congreso es mayor porque deben realizarse pruebas que, dependiendo del tipo de sesión o cómo se desarrollen, deben repetirse.
  • Mantener la atención online
  • Husos horarios diferentes entre los participantes: Si se prioriza el directo, la experiencia no sería posible para todos los asistentes.
¿Cómo se entrelazan las innovaciones tecnológicas y la labor como organizadores de congresos?

Si la inteligencia artificial (IA) responde a qué y cómo, el metaverso responde a dónde. Cuando apareció la realidad aumentada, muchos no pudieron ir más allá del coste del efecto wow!. Sin embargo, todas las innovaciones tecnológicas, entre las que se engloban la inteligencia artificial y el metaverso, pueden ser sinónimo de sostenibilidad y creatividad a un coste posible de rentabilizar.

Mientras que la IA facilita el análisis de la información y establece las conexiones necesarias para mejorar una experiencia, haciéndola más personalizada, adaptada y memorable, el metaverso ofrece un espacio alternativo, flexible e inmersivo.

La IA, a través del contenido generado por los propios usuarios, puede nutrir al metaverso para que éste genere un contenido más personalizado para los habitantes de ese mundo. Esto no solo abarca el contenido científico, también las conexiones con personas afines, el acceso a soluciones y un sinfín de opciones.

El secreto del éxito está en los datos y en el uso que hacemos de él, entendiéndolo siempre desde el bien común, tendiendo la mano a los asistentes y facilitándoles esa interacción.

Es importante entender que acceder al metaverso es una experiencia en sí y que, a pesar de que ahora cueste cuantificar su valor, puede ser una demanda ineludible entre los futuros profesionales. La media de edad de los asistentes a congresos en Barcelona (España) durante el año 2022 se situó entre los 40 y los 45 años.

Conforme vayan integrando la asistencia las nuevas generaciones, los comportamientos van a cambiar y tanto las distintas sociedades y asociaciones como los PCOs tendrán que adaptar su manera de realizar sus congresos.

Análisis LATAM | Edición 1 - LATAM
Si desea ver el reportaje completo, acceda a la edición de Revista CONGRESOS_LATAM_1

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