RESPONSABLE DE LA INICIATIVA Centro de Convenciones de Costa Rica

DESCRIPCIÓN
Conecta a conferencistas nacionales e internacionales participantes en ferias, congresos y eventos albergados en el recinto con estudiantes universitarios y técnicos. Alumnos de diversas disciplinas tienen acceso a experiencias formativas que enriquecen su formación académica y profesional, mientras los conferencistas encuentran un espacio donde aportar un legado duradero.

PROPÓSITO Inspirar a las nuevas generaciones mediante charlas educativas de alto valor

AÑO DE CREACIÓN 2025

DESARROLLO
• Una sala dedicada exclusivamente a esta iniciativa ha sido reservada en el centro de convenciones. Se realizan sesiones a partir de un mínimo de diez participantes.
• Las formaciones tienen una duración de dos horas.
• El centro de convenciones ofrece el espacio, el conferenciante y un coffee break. Los asistentes solo se encargan de su transporte al recinto.
• Hasta septiembre de 2025 se han organizado siete conferencias (el objetivo anual era de cinco).

Ejemplos concretos:
Estudiantes de Ingeniería Industrial de la Universidad Fidélitas y estudiantes de Gestión Integral de Recursos Hídricos de la Universidad de Costa Rica participaron en una charla sobre la Economía Circular como una oportunidad de innovación y desarrollo profesional, impartida por Karla Astorga, docente de Gestión Ambiental del INA (Instituto Nacional de Aprendizaje).

Estudiantes de Ingeniería Industrial de la Universidad de Costa Rica y la Universidad Fidélitas participaron en un taller de robótica, impartido por Andrés Carvajal, en ese momento encargado de la biblioteca digital en la Municipalidad de Cartago.

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36º International Papillomavirus Conference (IPVC)

Dónde: Edinburgh International Conference Centre (EICC), Edimburgo (Reino Unido)

Cuándo: Del 12 al 15 de noviembre de 2024

Organizador: International Papillomavirus Society (IPVS)

OPC: Kenes Group

Periodicidad: Anual

Número de participantes: 1600

ACTORES IMPLICADOS

Comité de Legado del IPVC, compuesto por:

• Sociedad Internacional del Virus del Papiloma 
• Centro Internacional de Convenciones de Edimburgo 
• Grupo de Investigación del VPH en la Universidad de Edimburgo
• Académicos de las Universidades de Glasgow, Aberdeen y Edimburgo-Napier
• Kenes

OBJETIVOS DEL PROYECTO

Concienciar al público sobre el virus del papiloma humano (VPH) y la importancia de la vacunación para prevenir el cáncer de cuello uterino

Incrementar el acceso a la vacuna contra el VPH y su adopción entre la población estudiantil

Convertir a los delegados en embajadores para la vacunación contra el VPH y la prevención del cáncer de cuello uterino

ACCIONES DESARROLLADAS

1. Campaña de concienciación y vacunación en escuelas en toda Escocia. 

• Talleres para jóvenes de 11 a 13 años (edad de vacunación contra el VPH en Escocia)
• Enfoque principal en áreas con baja tasa de vacunación.

1. EICC Live

• Debate sobre el VPH con un panel de expertos el 24 de junio de 2024 en EICC
• Asistencia de profesionales de la salud, educadores y políticos, así como público general

1. Campaña en universidades 

• Eventos de concienciación en la Universidad Napier de Edimburgo, dirigidos sobre todo a estudiantes internacionales no vacunados en su país
• Inclusión de contenido sobre el VPH en los programas de licenciaturas de Biología y Biomedicina en la Universidad Napier de Edimburgo
• Desarrollo de contenido para su inclusión en cursos de posgrado

1. Campaña visual: “Teñir Escocia de púrpura”. 

• Seis monumentos y edificios destacados de Escocia se iluminaron con el color púrpura de la campaña para concienciar al público. 
• Difusión de la iniciativa y mensajes en redes sociales y medios de comunicación, incluyendo la BBC.

1. Convertir a los delegados en embajadores globales

• Programa paralelo de promoción en IPVC 2024
• Presentaciones de expertos sobre cómo comunicar efectivamente los riesgos del VPH y los beneficios de la vacunación

RESULTADOS

• Interacción con más de 1200 escolares y 600 estudiantes universitarios. Los eventos de concienciación en la Universidad Napier de Edimburgo se repetirán anualmente, y se están negociando nuevos talleres en escuelas
• Incremento de la tasa de vacunación en escolares, del 42% al 60%               
• 80 participantes en EICC Live
• Más de 150 menciones en medios en Reino Unido, EEUU y Canadá, alcanzando a 59,5 millones de personas

INSPIRAR FUTUROS PROGRAMAS DE LEGADO

Inspirados por el éxito de IPVC 2024, el EICC lanzó Impact Network en marzo de 2025: una red de contactos, ideas y herramientas útiles para OPCs y asociaciones que quieran desarrollar un programa de legado.

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En relación a los destinos, ICCA define el programa como “un conjunto planificado de actividades, herramientas y servicios de apoyo diseñados por profesionales de reuniones locales para ayudar a los embajadores a atraer reuniones a una ciudad o país, así como para ayudarles a crear un legado para el destino y/o los anfitriones locales de las reuniones”.

El embajador debe representar valores que el promotor quiere transmitir y, al mismo tiempo, sentir que su experiencia profesional puede aportar un añadido a cualquier congreso o evento de su disciplina que se pueda organizar en el espacio o destino.

Diferencia con un consejo asesor ICCA precisa que un consejo asesor de profesionales no es lo mismo que un programa de embajadores, ya que ese consejo se compone “esencialmente de clientes existentes, algunos de los cuales pueden ser embajadores, que se reúnen periódicamente para asesorar al destino y a los proveedores locales sobre las condiciones del mercado y las maneras de mejorar sus estrategias de marketing, los productos y los servicios de su destino”.

En opinión de la asociación, este consejo “complementa un programa de embajadores bien gestionado”.

Hay muchos tipos de embajadores: desde aquellos que reciben el reconocimiento únicamente tras haber conseguido atraer algún congreso relevante, a quienes ocupan puestos de importancia en juntas directivas, celebridades que no tienen por qué estar vinculadas con el sector, pero sí con una imagen positiva del destino… priorizar la cantidad de embajadores en base a muchos referentes o un número reducido –y exclusivo–, también es elección de quien pone en marcha el programa.

Hay que partir de la base de que atraer un congreso rotatorio de cualquier disciplina sin implicar a algunos profesionales locales es prácticamente inviable. En este punto se incluyen desde un médico de referencia que quiera organizar un debate o formación en su hospital, o un gran congreso en su destino, a un colegio de abogados que pueda ofrecer sus instalaciones para una sesión de formación con carácter nacional o internacional. Son muchas las posibilidades que se abren para atraer sesiones profesionales de todo tipo de envergaduras a través de un programa de embajadores.

Por eso, teniendo en cuenta que los profesionales implicados en una candidatura juegan un rol relevante en la elección del destino de un congreso, es de sumo interés para los recintos y destinos trabajar de su mano. Sin olvidar todo lo que el promotor del programa puede aportar a la postulación.

Embajadores y asistentes

Este tipo de herramientas son utilizadas por recintos y destinos para captar más congresos, pero también por los propios congresos para atraer a nuevas audiencias. Por ejemplo, la principal cita de SIOP (Society for Industrial and Organizational Psychology), o el Annual International Biomedical Students Meeting cuentan con programas para introducir a nuevos asistentes sin que estos se sientan desplazados. Como la propia directiva de la SIOP confirma “la Conferencia Anual puede ser una experiencia abrumadora, especialmente para quienes son nuevos en el congreso, y no están seguros de por dónde empezar ni de cómo aprovechar al máximo la experiencia y las oportunidades que ofrece”. Es un modo de generar una buena impresión que se traducirá en una asistencia reiterada por parte del recién llegado que, con mucha probabilidad, se convertirá en embajador del congreso para incitar a otros estudiantes.

Ventajas para los destinos y para los profesionales

La ventaja competitiva del destino que cuenta con un buen programa de embajadores es que podrá ser mucho más efectivo a la hora de seleccionar aquellos congresos que pueden corresponder a su oferta, optimizando los esfuerzos destinados a conseguir una licitación. Los propios embajadores sabrán transmitir qué atractivos destacar en función de las fechas, cuándo corresponde postular y qué aspectos serán valorados por el tribunal. Los esfuerzos del convention bureau estarían ya de mano encaminados a licitaciones que tienen más opciones de resultar exitosas.

En un contexto en el que cada vez más se valora la vinculación entre el congreso y el lugar donde se celebra, qué mejor que un profesional local para destacar qué atractivos u oportunidades pueden derivar en más impacto.

Sin embargo, en muchas ocasiones, el profesional no se ve con la capacidad de estimar el impacto que el congreso puede tener en el destino, por eso un convention bureau tiene tanto que decirle al respecto. El tema de los apoyos burocráticos suele desanimar a más de uno: transmitir el interés del congreso a las autoridades locales, con las que a menudo el profesional no tiene ningún contacto, se traduce en muchos casos en superar un obstáculo que en otras circunstancias hubiese provocado el abandono de la candidatura.

Hacer que los embajadores se sientan líderes en su ciudad y estandartes del desarrollo económico y social, normalmente con el apoyo de los medios de comunicación locales, no solo reforzará su implicación sino que atraerá a otros profesionales. Es importante, en caso de que existan varios programas que le puedan solicitar, que no se superpongan de tal modo que el profesional pueda sentirse abrumado. Hay que tener siempre presente que la organización de un congreso no es la principal ocupación del embajador, sino algo que debe ver como accesible y enriquecedor.

Tipos de programas

En cuanto al tamaño de los programas, hay para todos los gustos: destinos como Glasgow (Escocia) cuentan con más de 2.400 embajadores, y es que quienes promocionan el destino no tienen por qué estar vinculados únicamente a las disciplinas organizadoras de congresos. Pueden ser deportistas, artistas… celebridades que se identifiquen con los valores del destino y puedan hacerlo más atrayente. Polonia por su parte restringe su programa a un máximo de 20 nuevos embajadores al año, generando una sensación de exclusividad para todo aquel que se convierta en estandarte del país.

Algunos destinos centran sus programas en embajadores que ya han contribuido a qué reuniones de relevancia se hayan celebrado en la ciudad, región o país. Otros no tienen en cuenta que hayan contribuido a alguna edición sino que se contentan con que sean potenciales prescriptores de una futura oportunidad. Incluso no tienen por qué ser quienes postulen, puede tratarse de profesionales influyentes que animen a otros colegas a presentar candidaturas.

Modalidades de apoyo

Existen muchas maneras de fomentar un congreso a través de los profesionales implicados. La subvención es a priori la más evidente, pero son muchos quienes confirman que el volumen de financiación no suele ser trascendental en las cuentas de un congreso y, en consecuencia, no son el motivo por el que el comité organizador vaya a elegir una postulación.

Los embajadores apreciarán más un apoyo logístico que les evite pensar en cómo organizar el congreso. No hay que olvidar que si lo perciben como un trabajo añadido a sus tareas habituales, hay muchas posibilidades de que dejen pasar la oportunidad. Un recinto o convention bureau conoce todos los entresijos, por lo que puede aportar una valiosa check list ya elaborada. Si eso se completa con un abanico de espacios preseleccionados o un filtro de los hoteles que pueden corresponder al perfil del congresista, ya son horas de trabajo que el embajador podrá dedicar a lo que realmente importa, que es defender la candidatura ante el comité decisor.

Se revela primordial que el embajador sea un buen conocedor de lo que está ofreciendo. No es necesario entrar en detalles de capacidades y/o espacios, sino de las bondades y los elementos que pueden marcar la diferencia. Para ello, nada mejor que hacerle conocer esos atractivos con antelación.

La cuestión de la remuneración del embajador, ya sea en efectivo o en servicios de algún tipo, es un asunto espinoso: se trata de que entienda que el orgullo de pertenencia a un destino, su reconocimiento como profesional valioso y el impacto que deja tanto en su comunidad profesional como en el lugar que le apoya sean razones suficientes para participar en el programa.

Destinos pioneros

En la década de los 90 del siglo pasado nacieron los programas de Edimburgo o Vancúver. Gijón fue el primer destino en España en lanzar en 2004 un programa de promoción del destino para congresos entre los profesionales de la ciudad. Desde ese año, a través de Embajadores de Gijón se ha reconocido a más de 20 expertos y entidades que han conseguido atraer 80 congresos y eventos corporativos de relevancia, generando no solamente un intercambio de conocimiento relevante sino un importante impacto en la economía local.

En 2008 fue el turno de Madrid. Como se indica desde el Madrid Convention Bureau, el programa “asiste a todo aquel profesional interesado en Madrid como sede de su congreso y es un nexo de colaboración entre instituciones académicas, científicas y asociaciones de múltiples sectores”. Actualmente cuenta con 300 miembros, siendo el sector médico el más representado (40%).

Con el fin de que sirviesen como herramientas también para estos embajadores, el convention bureau creó la Guía MICE de sostenibilidad y la Guía PLUS de Impacto Positivo. Ambas ayudan a comprender cómo integrar prácticas sostenibles o seleccionar a los mejores proveedores, y asimismo ofrecen herramientas de medición o informes con medidas correctoras que ayuden a conseguir mejores impactos.

En la pasada década muchos destinos latinoamericanos apostaron también por este tipo de programas. El de Chile, con embajadores que promocionan el país, es uno de los referentes y original en su concepto: en lugar de elegir a profesionales pertenecientes a asociaciones o colegios nacionales, se reconoce a chilenos que desde fuera del país, en directivas internacionales, puedan atraer congresos.

Duración del reconocimiento

En la mayoría de casos, los posibles nuevos embajadores solo entran a formar parte del programa si se implican activamente en los procesos de postulación. En muchas ocasiones, una vez finalizada la acción para la que se han comprometido, y si no tienen intención de aspirar a más congresos, abandonan el programa o se mantienen si esto no implica más tiempo dedicado. También los hay que, aunque no haya posibilidades reales de atraer otro congreso, ofrecen la membresía como reconocimiento a lo obtenido y participan en sesiones de reconocimiento de por vida.

Es labor de los promotores del programa implicar al profesional para que no solo sea un lobista del recinto o destinos. Su conocimiento de los congresos vinculados a su disciplina son una fuente de información muy valiosa para futuras estrategias.

El dilema de “expulsar” a un embajador

Es algo inherente a cualquier acción que alguien busque beneficiarse de manera unilateral, por lo que a veces los promotores del programa se encuentran en la tesitura de tener que expulsar a un embajador. Es necesario tenerlo en cuenta a la hora de ofrecer nombramientos vitalicios sin ningún tipo de revisión. ICCA recomienda evitar este tipo de duraciones indeterminadas, estableciendo un plazo en el que ambas partes sopesan los beneficios e implicación mutuos y deciden conjuntamente la sucesión de la colaboración.

La asociación también propone establecer una serie de reglas en favor de la protección de la imagen y reputación del destino, recinto o congreso, incluyendo un procolo de salida tanto para quienes dejen de ser embajadores porque no contemplan serlo a largo plazo, como para los que son expulsados por la entidad de promoción. En todos los casos se recomienda “retirar el estatus de forma positiva y respetuosa” mediante reconocimientos o certificados que cierran el capítulo de la manera más serena posible.

De embajador a experto asesor

Tan interesante como la candidatura que se pueda ganar a través de un embajador es lo que éste pueda contribuir a mejorar los productos y/o servicios del recinto o destino para atraer muchos más. En una reunión con proveedores locales, no hay nada más valioso que alguien de fuera del sector que explique cuáles son las necesidades reales de los comités de organización y los congresistas, qué es más valorado y menos por los delegados… ya que no hay que olvidar que normalmente el embajador también es congresista y conoce desde dentro muchos congresos y espacios. No conocerá sobre su gestión, pero sí tiene mucho que aportar sobre su utilización.

Por eso es relevante que quienes cuentan con programas de embajadores dediquen tiempo y recursos a reunirles, hacerles partícipes de las novedades, presentarles tendencias y consultarles sobre su visión sobre ellas. No existen programas mejores ni peores, existen programas que funcionan. Y los que lo hacen son los que sirven para optimizar esfuerzos apostando por candidaturas con posibilidades reales de victoria, contribuyen a mejorar la oferta de quien promueve y generan profesionales orgullosos.

Nos dan su opinión:

Carolina García, Excoordinadora de Gijón Congresos

Álvaro Lens, Director de A Coruña CB

Daniel Aníbal García Diego, Secretario de finanzas en COCEMFE. Presidente de IGUALIS, FEACEM y Fedhemo

Claudio Sances, Encargado Turismo De Reuniones En Servicio Nacional De Turismo De Chile

Jaime Viña, Director del Departamento de Ciencia de los Materiales e Ingeniería Metalúrgica de la Universidad de Oviedo

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¿Forma parte de alguna sociedad o colegio profesional?

Sí, soy abogado colegiado del Ilustre Colegio de la Abogacía de Málaga. Llevo ya casi 33 años colegiado, ejerciendo y participando activamente en asociaciones del sector a través de las que también he asumido el rol de organizador de congresos. También participo como ponente en muchos congresos y jornadas profesionales.

¿En qué tipo de congresos o eventos profesionales suele participar como delegado?

Hay de todo tipo a lo largo del año porque la formación es vital en nuestra profesión. Tenemos que estar siempre a la última y más en un este mundo cambiante del Derecho, la legislación, y en el campo de la responsabilidad civil. Estamos en un contexto de cambios legislativos que estarán muy presentes en los próximos congresos porque será necesario conocer cómo llevarlos a la práctica.

¿Qué tiene que tener un congreso para que despierte su interés?

Es imperativo que cuente con ponentes de primera línea, contenido actualizado y momentos para hacer networking. Muchísimas veces se aprende más en esa conversación que tenemos en los pasillos o tomando una cerveza.

Las ponencias que se vayan a impartir deben ser de actualidad y de la mano de referentes en su campo y, sobre todo, con contenidos que sean prácticos en el día a día aplicado a la abogacía, con formatos interactivos y, sobre todo, mostrando casos prácticos: talleres, mesas redondas… en resumen, sesiones que ayuden en la resolución de casos reales. Es necesario que a nivel técnico haya calidad, que las presentaciones se vean bien, en buenas pantallas y con buen sonido.

También valoro que se traten contenidos que nos sirven para nuestra actividad profesional sin pertenecer al mundo jurídico, desde temas relacionados con la aplicación de la inteligencia artificial o software a cómo gestionar el estrés.

Es muy importante que el destino donde se celebre sea de fácil acceso. Aunque Madrid y Barcelona sean referentes, hay otras ciudades como Málaga o Valencia que hacen fácil la asistencia. Aunque recientemente tuvimos un congreso en Ciudad Real que fue todo un éxito.

No solo cuenta la parte profesional, sino también la de ocio y networking, es fundamental y un atractivo considerable a la hora de que acudan al mayor número de congresistas. Reitero que ahí es donde se hacen buenas amistades y buenos contactos. Por eso creo que debe primar el esfuerzo de los organizadores para que el congreso sea atractivo y con un precio asequible.

En general ¿le resulta fácil asistir?

En nuestro sector somos los delegados quienes nos costeamos la inscripción y la asistencia. Yo recomiendo encarecidamente la asistencia a congresos, pero a veces por compromisos profesionales, o porque al congresista se le dispara el precio de la inscripción, no es posible estar presente.

¿Qué opinión le merecen los formatos híbridos?

Siempre que puedo asisto al formato presencial, pero a veces no es posible estar presente en algunas convocatorias, por lo que es muy útil disponer de las grabaciones que después me permitirán acceder al contenido. Con los medios tecnológicos y técnicos que existen en la actualidad es perfectamente posible hacerlo.

Es algo que siempre intentamos ofrecer en los congresos en cuya organización participo. A veces por una cuestión de costes de inscripción, desplazamiento y estancia, sobre todo los profesionales más jóvenes pueden tener más dificultad para asistir. Si bien es cierto que en general este público intenta estar presente, es importante involucrar a los patrocinadores para poder facilitar la asistencia a través de la reducción de los costes de inscripción u ofreciendo comidas, cenas o noches que reducen la inversión.

¿Cómo percibe como delegado el peso de los patrocinios?

Un patrocinio en un congreso es fundamental para reducir costes, por lo que es fundamental y primordial contar con esa presencia que nos viene bien a todos. No debe ser algo intrusivo, pero lógicamente las marcas deben estar presentes y es frecuente que se incluyan en el programa charlas de 10-15 minutos que les permitan presentarse. Generalmente no hay ningún problema porque se respetan los códigos deontológicos.

Cuando las marcas tienen stands intentan atraerte con concursos que les permiten obtener tus datos. Lógicamente después te van a llamar para ofrecer su servicio y yo lo veo bien dentro de unos límites. En el mundo jurídico estamos acostumbrados a esto.

¿Cómo ve la interacción con los profesionales más jóvenes?

Veo que los jóvenes están muy interesados en formarse, intentan asistir absolutamente a todo lo que pueden, y habitualmente cuentan con inscripciones subvencionadas o mucho más económicas porque tienen menos años de ejercicio. Han nacido en un mundo mas tecnológico pero no es una cuestión de edad el manejarse bien con las herramientas de las que disponemos. Y muchas veces la falta de conocimiento que puedan tener se suple con las ganas y ese brío inicial de cuando uno comienza.

Nos llevamos fantásticamente bien, también dentro de los momentos de ocio. Son el futuro y después de ellos, vendrán otros.

LinkedIn FRANCISCO DAMIÁN VÁZQUEZ

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¿Qué tipo de congreso organizan?

No tenemos un congreso anual, sino más bien una cartera de acciones cíclicas. Una de las más destacadas es CIRED (Congreso y Exposición sobre Distribución de Electricidad), de cuya organización nos ocupamos cada cuatro años. Este año se celebró en Suiza con más de 2000 delegados y 110 expositores.

Otro evento destacado es ECOC, el Congreso Europeo de Comunicaciones por Fibra Óptica, que organizamos cuando se celebra en Reino Unido, aproximadamente cada ocho años. Se registran unos 1500 delegados y hay también una feria adjunta con más de 300 expositores, que atrae a más de 4000 personas. Son congresos con convocatoria de artículos, y las sesiones tienen un contenido muy técnico sobre los últimos estudios o innovaciones en el sector.

Nuestro programa incluye también congresos internacionales de menor envergadura, principalmente en Europa y ahora también en Asia, así como un número creciente de cursos de formación. Al año organizamos más de 40 acciones de entre 100 y 350 asistentes. Además, contamos con en torno a 1000 microeventos anuales, organizados por nuestros voluntarios en todo el mundo y de asistencia gratuita, del tipo de webinars, presentaciones, etc.

¿Percibe que ha cambiado el comportamiento de los asistentes?

Los patrocinadores y los expositores siguen queriendo encontrarse físicamente con los compradores. Eso no ha cambiado. En cuanto a los delegados, tenemos un público (compuesto principalmente por ingenieros, académicos…) que es bastante conservador en general, pero hemos notado que responden bien a las acciones de wellbeing que hemos introducido, como carreras o caminatas, y que les encantan los momentos destinados al networking y las cenas más informales.

Por otro lado, percibimos menos interés en los talleres. Creo que tenemos el deber de experimentar y ser más creativos, sorprender al público con temas y ponencias de otros sectores que puedan aportarles algo. Es algo que otros delegados esperan pero que, para nuestro público, más técnico, no resulta natural.

¿Cómo consiguen atraer a las nuevas generaciones?

Para captar a profesionales que están en el comienzo de sus carreras, lo que hacemos es ofrecer a los delegados que ya se han registrado un código especial para que puedan invitar a compañeros suyos de menos de 30 años que también podrían beneficiarse de asistir, ofreciéndoles un descuento considerable. A veces esta táctica reporta buenos resultados, pero hay ocasiones en las que no.

Por otro lado, los eventos con presentación de papers atraen a muchos estudiantes que están preparando su tesis de doctorado o trabajando en algún proyecto de investigación, por lo que el perfil suele ser más joven.

¿Están recurriendo a los formatos híbridos?

No, nuestras acciones son presenciales o completamente online. Contábamos con un par de cursos en formato híbrido, pero comprobamos que no funciona bien.

Son eventos muy costosos, que requieren mucho trabajo, y la gente no se conecta. No merece la pena.

¿Cuáles son los mayores retos a la hora de organizar un congreso y seguir atrayendo a los asistentes?

En el caso de los congresos con posibilidad de presentar papers, el principal reto es conseguir financiación para los proyectos de investigación y desarrollo. Los académicos reciben menos fondos para sus proyectos de investigación y eso tiene un impacto en el contenido.

Las empresas también tienen presupuestos más limitados, ya sea para patrocinios o para enviar a delegados al congreso. Por eso nuestros cursos funcionan mejor, ya que se ven como algo necesario, mientras que asistir a un congreso es solo algo idóneo.

Los proveedores también sienten la presión económica por la inflación, o recientemente por los aranceles impuestos por Estados Unidos, e intentan aplicarnos ese incremento. Por eso también tenemos que ser más creativos y valientes en la negociación de costes, o trabajar con universidades que puedan proporcionar la sede de forma gratuita.

¿Perciben más exigencias por parte de los patrocinadores?

Los patrocinadores nunca están 100% satisfechos y siempre son exigentes en sus expectativas. Esto no es nada nuevo. Buscan una buena relación calidad-precio, algo que les merezca la pena, pero lo que esto significa puede variar mucho de un patrocinador o expositor a otro. Y, aunque quieren calidad, también exigen volumen.

Hemos notado que los eventos destinados a un nicho específico funcionan mejor a la hora de atraer financiación, en comparación con aquellos con una temática más amplia, en los que los patrocinadores no ven tanto el valor que les aporta. Tal vez es algo que debemos explotar más.

¿Qué criterios tienen más peso a la hora de elegir destino?

Aparte de la conectividad, tenemos que ser conscientes de diferentes factores, por ejemplo si nos asociamos con una universidad o, en los congresos con presentación de papers, si una buena parte de las propuestas proceden de un destino en particular. En ese caso nos planteamos si tal vez es más interesante hacer el congreso allí.

¿La sostenibilidad es también un factor clave?

Si. Hemos dejado de imprimir muchos materiales, e intentamos hacerlo todo en formato digital, ya se trate de folletos, guías o el programa del congreso. Lo incluimos en aplicaciones o, para los congresos más grandes, en una web dedicada.

Nuestro equipo de operaciones también considera el ranking de sostenibilidad del venue donde se va a desarrollar la acción, cómo va a llegar la gente hasta allí, cuál será la huella de carbono, etc.

No obstante, a veces creo que es algo que resulta agradable tener, pero que no es estrictamente necesario.

¿Han incorporado la IA u otros avances tecnológicos en sus procesos de organización?

Utilizamos aplicaciones de IA como Copilot en diferentes departamentos, por ejemplo para escribir propuestas para patrocinadores o expositores. También en el área de logística para presentar la información a los delegados de una manera más amena, o para crear una guía incluyendo lo que pueden hacer en el destino en su tiempo libre.

A la hora de seleccionar con quién trabajamos, hay quienes la usan para encontrar ponentes, proveedores o venues. En las acciones de marketing recurrimos a la IA para preparar contenido, por ejemplo para redes sociales, aunque siempre revisándolo primero por parte de nuestro staff. No todo el mundo se siente cómodo con esta tecnología, y en general nuestros equipos tienden a ser bastante conservadores.

LinkedIn NICOLE DOMINGUEZ

La entrada NICOLE DOMINGUEZ – Directora de Productos, Eventos, Aprendizaje y Comunidad en Institution of Engineering and Technology (IET) se publicó primero en Noticias y análisis del sector congresos.

Mª José Ballestero, responsable de patrocinios en AXA Seguros, destaca la necesidad de poder participar en los programas académicos, mientras que desde las asociaciones nos comparten iniciativas para atraer nuevas audiencias y la incuestionable preferencia por los formatos presenciales. Marcela Clemente, desde Argentina, nos ofrece su visión como OPC, mientras que César Villalpando, desde ALACIBU, explica las necesidades de su asociación de cara a las nuevas generaciones. Una vez más, desde el punto de vista del delegado qure asiste a los congresos confirmamos que el atractivo del destino es tan relevante como la temática del congreso y las oportunidades de networking que ofrezca.

En Storytelling resumimos la edición del ICCA Latin America & Caribbean Summit que tuvo lugar en Medellín (Colombia) el pasado mes de septiembre. En este número también extraemos las principales conclusiones del informe El espacio de reuniones del futuro elaborado por IACC, así como casos de éxito de legado e interesantes reflexiones por parte de asociaciones de referencia.

Puede acceder a todo el contenido en
https://revistacongresos.com/revista-congresos-5-latam/

Saludos de la Redacción
Grupo PUNTO MICE

La entrada LOS PROGRAMAS DE EMBAJADORES AYUDAN A CONSEGUIR CONGRESOS se publicó primero en Noticias y análisis del sector congresos.

Bajo el título “Shaping the future”, la próxima edición del congreso estrenará nuevos formatos de sesiones y experiencias inmersivas.

Bato-Papo Corner es el nombre del nuevo espacio en el que los delegados podrán participar en debates e intercambiar ideas en un formato informal e interactivo. Las sesiones se grabarán y estarán disponibles como podcasts en Spotify y otras plataformas.

Avance del programa

La asociación ha confirmado ya los principales ponentes y varios elementos del contenido del programa. Dex Hunter-Torricke, estrategista de Silicon Valley y experto en inteligencia artificial (IA), hablará sobre el impacto de esta tecnología en el sector ferial. Su ponencia tratará de cómo afrontar los retos del futuro con la combinación de innovación y conexiones humanas.

En otras ponencias, expertos del sector abordarán los diferentes aspectos que están perfilando ya el futuro de las ferias. Entre otros, tratarán del diseño de experiencias, la evolución de las sedes, el papel de los proveedores de servicios o la previsión económica global.

En los talleres Insight Series-Ideas in Action, se presentarán los nuevos proyectos ganadores de los premios UFI de este año. Cubren seis áreas: innovación digital, sostenibilidad, marketing, operaciones y servicios, recursos humanos y partnerships.

Cien años de historia del sector ferial

UFI marcará su centenario con diferentes celebraciones y un rincón en el que los delegados podrán vivir experiencias relacionadas con la evolución del sector ferial.

También se entregarán Medallas de Honor a individuos que han destacado por su liderazgo y contribución a la industria global de las ferias y exposiciones.

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EL IMPACTO ECONÓMICO DE LAS FERIAS ES CADA VEZ MAYOR

Según un nuevo informe de UFI, el sector aportó € 368.000 millones ($ 398.000 millones) de forma directa o indirecta a la economía global en 2024.

La entrada UFI DEDICARÁ SU CONGRESO AL FUTURO DEL SECTOR FERIAL se publicó primero en Noticias y análisis del sector congresos.

¿Cuál es su opinión sobre los formatos de los congresos y eventos que están patrocinando actualmente?

Desde AXA ahora mismo patrocinamos sobre todo acciones relacionadas con el sector seguros, como la Semana Mundial del Seguro en Barcelona o la Semana del Seguro en Madrid, pero también auspiciamos varios eventos referidos a temas de diversidad e inclusión. Históricamente hemos patrocinado además acciones relacionadas con sostenibilidad o inversión.

¿Qué tipo de acciones patrocinan? ¿Están obteniendo a través de sus patrocinios los resultados que esperan?

Hasta el momento, todo aquello que patrocinamos suele estar bien definido en cuanto a sector y temática. Al estar muy vinculado a nuestra actividad, nos permite llegar de manera directa a un público especializado y con interés real en nuestras áreas clave: seguros, salud, sostenibilidad, tecnología, riesgos, etc. A través de nuestra participación logramos el impacto deseado en términos de notoriedad y de posicionamiento.

No obstante, el formato varía mucho según el tipo de congreso/ evento y su localización. Curiosamente, en ciudades más pequeñas, donde hay menos saturación de convocatorias, el impacto mediático suele ser mayor que en grandes urbes como pueden ser Madrid o Barcelona.

Esto nos obliga a valorar cada propuesta con una mirada más estratégica que va más allá del tamaño o de la notoriedad de la acción. Seguimos muy atentos, por supuesto, a la evolución de los formatos y de cómo pueden adaptarse a nuevas formas de interacción y de comunicación, tratando de seleccionar aquellos en los que podemos aportar valor o mantener una presencia estratégica.

¿Tienen este tipo de patrocinios un peso relevante en sus acciones de promoción?

Son un formato relevante, pero no es en el que concentramos la mayor parte de nuestros esfuerzos de patrocinio. Para AXA los congresos tienen un valor más reputacional y de posicionamiento sectorial que estrictamente comercial, por lo que los integramos dentro de una estrategia más amplia de visibilidad y compromiso con sectores clave.

Con todo ello, en los últimos años no hemos incrementado significativamente los recursos destinados a congresos.

¿Qué básicos tiene que tener un congreso/evento para contar con su presencia?

Lo más importante para nosotros es la alineación temática con nuestros intereses: acciones relacionadas con seguros, riesgos, pensiones, seguridad vial, tecnología, sostenibilidad, diversidad… Además, buscamos coherencia con los valores de la marca y evitamos cualquier vinculación con contenidos que puedan generar riesgos reputacionales, como la política, el sexo, la religión. El respeto a las personas y la integridad para mí son innegociables.

¿Buscan intervenir en el programa académico?

Sí, siempre que sea posible nos interesa aportar valor desde la experiencia, compartir conocimiento y generar conversación.

Por eso también cuando vamos a cualquier tipo de congreso, evento, etc., llevamos a portavoces que están preparados y con los mensajes alineados con nuestra estrategia y con nuestro propósito.

¿Siente que los organizadores son receptivos a darles ese espacio dentro de los programas?

Sí, en general siempre nos sentimos escuchados. Valoramos mucho las relaciones basadas en la escucha activa y trabajamos de forma conjunta. Y la verdad es que cuando no hay esta receptividad, preferimos no participar o no volver a estar, porque entendemos el patrocinio como una colaboración de doble vía, no como una mera transacción económica.

En alguna ocasión nos han dicho que esa colaboración de doble vía les ha hecho crecer y aprender.

¿Cómo se concreta esa escucha?

Siempre hay opciones ya cerradas y está bien que las haya porque significa que quien solicita el patrocinio ha hecho su trabajo.

Pero también tenemos muchas reuniones de trabajo con ellos, hacemos un seguimiento constante, intercambiamos información y buscamos que la comunicación con el tercero siempre sea lo más fluida posible. Tratamos de que sea una colaboración real en la que ambas partes aportan y se enriquecen.

Y es cierto que nos pasa también, por ejemplo, en congresos y en eventos, que cuando hacemos un balance posterior y damos nuestras ideas, al año siguiente, si volvemos a trabajar con ese proveedor, vemos esas ideas reflejadas.

¿Qué opinión le merecen los formatos híbridos?

Con la pandemia han demostrado ser muy útiles y, en algunos casos, imprescindibles. Permiten ampliar el alcance de las acciones y llegar a públicos que no pueden estar físicamente.

La clave para mí es que cada organizador defina bien cuál es su prioridad, si ponemos por delante la calidad del networking presencial o la amplitud digital, y que se diseñe el evento en el formato consecuente con esas prioridades.

¿Consiguen resultados satisfactorios con ambos formatos?

Es cierto que el formato digital aporta mucha flexibilidad, pero el presencial sigue siendo clave para generar relaciones. El digital da métricas más precisas del impacto y genera mayor capilaridad en la audiencia. Pero reitero que, dependiendo de nuestro objetivo, estamos cómodos en uno u otro formato, aunque siempre abogamos por el presencial.

No obstante, con la pandemia hemos aprendido de la necesidad y el buen resultado que podemos obtener cuando en un formato presencial se ofrece la posibilidad de conexión a quienes no pueden asistir.

¿Están satisfechos con la información que reciben sobre los participantes por parte de los organizadores?

Sí, estamos satisfechos, pero siempre hay un margen de mejora. La asistencia es para nosotros un criterio clave y solicitamos datos sobre ella antes de decidir nuestra participación. Lo que no se mide ni se puede valorar, no se puede mejorar.

¿Qué puede aportar el organizador para mejorar la calidad de sus propuestas?

Es importante que las bases de datos estén bien segmentadas y, por supuesto, que haya contactos institucionales relevantes, porque siempre va a dar muchísima más visibilidad a la acción.

También destacaría que los ponentes sean de calidad, que tengan capacidad organizativa y mucha transparencia en la gestión. Y que la comunicación con ellos pueda ser muy fluida. Todo esto contribuye a que el evento o congreso sea atractivo y a la vez sea eficaz.

¿Qué pueden aportar como patrocinadores?

Aportamos la solidez de una marca reconocida como es AXA, reputación, mucha capacidad de comunicación y una amplia difusión. Buscamos que nuestra presencia no sea solo visible, sino que también sea significativa, que aportemos valor. Si participamos en el programa de ponentes, que llevemos a profesionales que sean expertos y referentes en lo que están haciendo.

No se trata simplemente de que nos vean, sino de que la presencia de AXA suponga un aporte en la operación que patrocinamos.

LinkedIn MARIA JOSÉ BALLESTERO

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¿Qué sesiones destacan en el programa y qué ofrecerán a los asistentes?

• Business Intelligence Coopetition: en colaboración con Bco Congresos, esta sesión práctica presentará casos reales de uso de las herramientas de business intelligence de ICCA, con votación del público y un jurado.
• Sharing Hubs: sesiones colectivas que abrirán y cerrarán el congreso, conectando ideas y transformando la inspiración en acción.
• Liderar en tiempos de incertidumbre: qué preocupa a los líderes de asociaciones y cómo convierten la disrupción en oportunidad: CEOs de asociaciones internacionales compartirán impresiones sobre los retos que enfrentan, los cambios estratégicos que están gestionando y la transformación que vislumbran.
• I Amsterdam Night: en la noche icónica del congreso de ICCA los delegados formarán equipos para poner a prueba su creatividad, colaboración y espíritu competitivo en un entorno vibrante y enérgico. Este es siempre uno de los momentos más memorables y comentados nuestro congreso.
• Sesión NextGen: jóvenes profesionales de hasta 40 años dialogarán con líderes del sector y recibirán consejos para su carrera.

¿El congreso es solo para miembros de la asociación o pueden asistir otros profesionales del sector?

¿Por qué Oporto? ¿Qué papel jugará el destino durante los días del Congreso?

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