Objetivos claros y una buena planificación, tanto de los ponentes como del contenido de las ponencias, son algunas de las claves para el éxito del congreso. La Asociación para la Gestión de Proyectos (en inglés, Association for Project Management –APM–) recomendó seis pasos a seguir en el diseño de programas en el marco de la feria Confex, celebrada en Londres los días 26 y 27 de febrero.
Según la asociación, que tiene sede en Reino Unido y cuenta con más de 45.000 miembros profesionales de la gestión de proyectos de todos los sectores de la economía, lo primero de todo es establecer el objetivo que se quiere alcanzar, a quién va dirigido el congreso, cuáles son las necesidades de este público… incluso recurriendo a informes existentes para ahondar más. Esta información hará más fácil la toma de decisiones posterior.
Una vez establecido ese objetivo, se podrá identificar el tema del congreso, qué es lo que más le importa a ese público y desglosarlo en diferentes contenidos que constituirán el enfoque de las distintas sesiones.
En tercer lugar, se ha de considerar la logística: qué espacios hay disponibles y su diseño y cuántas personas se espera en cada sesión. Es importante evitar que sesiones que puedan interesar a un determinado grupo coincidan a la misma hora, así como considerar diferentes formatos, y dejar lo mejor para el final de acuerdo con la llamada “regla del pico final”, un concepto psicológico que afirma que lo que más recordará el público son los momentos más intensos y el final.
El cuarto punto es establecer los criterios para la selección de ponentes, qué tipo de oradores y qué mensaje se quiere comunicar con su elección (por ejemplo, la diversidad de ponentes puede reflejar liderazgo en el fomento de diversas opiniones). Su calidad y experiencia y el valor que aportan han de ser los factores decisivos. A veces conviene ofrecer a miembros de la asociación la oportunidad de demostrar su experiencia en una ponencia.
Encontrar a los ponentes adecuados es siempre un reto y el proceso lleva tiempo. No se ha de temer ampliar la búsqueda más allá de las redes de contactos habituales, por ejemplo, investigando quién ha publicado algo interesante, qué ponentes han sido mejor recibidos en otros eventos, etc.
El último paso es diseñar el contenido de esas ponencias, con un briefing detallado a los ponentes para que comprendan bien el tema y por qué se eligió, el público al que van a dirigirse y el objetivo que se quiere alcanzar. Conviene preguntarles también lo que creen que se debería cubrir, qué esperan que el público saque de la sesión y cómo van a interactuar con él.
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