Este año celebran su 15º aniversario ¿qué es lo que más ha cambiado en el mundo de los congresos?
Ante todo, la tecnología, que es además lo que más rápido avanza. Gracias a ella hemos ampliado fronteras, accedido a la recopilación de datos, las retransmisiones en streaming, la interacción en tiempo real entre conferenciantes y asistentes o fomentado la participación internacional sin necesidad de viajar.
Los congresos ya no consisten solo en una transmisión de conocimiento, sino en generar experiencias memorables e inspiradoras para los asistentes. Y, sobre todo, en facilitar el networking entre profesionales, un aspecto que es incluso más importante que la formación. Antes se le daba valor a la interacción, pero tenía menos peso, la formación era lo que copaba el objetivo principal del congreso, que ya no solo busca la transmisión de saber, sino ser un punto de encuentro.
Otra cosa que hemos ido implementando es la sostenibilidad. Para nosotros es parte fundamental de nuestro ADN como empresa y lo intentamos inculcar en todos los proyectos, aunque al final es el cliente quien decide en función de que lo considere importante o prioritario.
Otra cuestión fundamental que me parece que ha cambiado en este tiempo es que al principio éramos meros gestores de servicios y ahora nuestro valor está más en asesorar sobre el objetivo del congreso, qué se quiere transmitir, evaluar los resultados, el impacto en los asistentes y en la sociedad, y acompañar a la entidad cliente en todo este proceso.
¿Y cómo han cambiado vuestros clientes?
Como en todos los sectores y aspectos de la vida, unos clientes se adaptan mejor a todos estos cambios y otros son más reticentes, todavía siguen con protocolos muy clásicos. En lo que todos más o menos coinciden es en que hay que atraer a las nuevas generaciones y nos escuchan (unos más y otros menos) en cuanto a la necesidad de renovar los formatos. Ya no vale el tema de una conferencia o de una mesa, sino que hay que hacer sesiones más cortas, establecer dinámicas participativas, crear espacios presenciales y actividades específicas para que la gente pueda participar… es decir, sentirse parte del congreso.
Para todo eso proponemos digitalización, algo que unos clientes adoptan más fácilmente que otros. La gente joven quiere un poco más de inmediatez, de participación y de conexión personal: los congresos tienen que adaptarse y transformarse en esas experiencias más ágiles. Por eso proponemos crear cápsulas de conocimiento, generar debates, dinámicas colaborativas y mucho networking. A través de las herramientas digitales podemos incitar a que la gente participe con votaciones, gamificación… lo más adecuado según el congreso.
¿Por qué formatos se está apostando?
El presencial al final atrae tanto a las antiguas como a las nuevas generaciones. El objetivo que siempre transmitimos es que el asistente no se convierta en un mero espectador, sino que sea parte protagonista, que es lo que demandan las nuevas generaciones. Hemos comprobado que los formatos híbridos amplían audiencias, no restan a la presencial, sino que suman. Y las grabaciones permiten generar píldoras, contenido para redes sociales… que funcionan mucho mejor. La mayoría de congresos que hacemos, o bien los difundimos en streaming, o bien los grabamos para crear ese tipo de material.
Y no hay que olvidar la parte online que se consolidó con la pandemia y que ahora es incuestionable para muchos cursos y webinars.
¿En qué punto se encuentra el interés por el metaverso?
Me genera dudas. Soy un férreo defensor de los modelos híbridos, pero en los congresos no veo ese valor añadido que pueda aportar el metaverso. Tuvo una extensión muy rápida y ahora atraviesa una fase menos intensa, algo que es habitual en cualquier tecnología. Creo que se encuentra en periodo de maduración, hay que ver en qué aspectos podrá mejorar o complementar las opciones presenciales.
¿Sobre qué aspectos es más difícil evolucionar?
Hay quien sigue pensando que los formatos híbridos restan audiencia a los presenciales, aunque creo que lo que más cuesta cambiar es la parte relacionada con los contenidos.
Todavía hay congresos con ponencias excesivamente largas y con poquísima interacción. Muchas veces convencemos de incluir una parte interactiva y les encanta, pero al principio cuesta mucho que se lo planteen. Y no solo hablamos de enganchar a la gente joven, sino también de ayudar al ponente para que esté más pendiente durante la sesión y piense más en hacer participar al público.
La sostenibilidad todavía cuesta mucho en algunos casos. Pero debo decir que en el 80 % de los congresos que hacemos las directivas se dejan asesorar en mayor o menor grado y quieren contribuir a la sostenibilidad reduciendo papel, optimizando viajes o introduciendo mediciones de huella de carbono.
¿Cuesta más conseguir patrocinios?
Cuesta mucho porque existe una mayor competencia y los presupuestos están mucho más controlados. Y en el sector farmacéutico las políticas de compliance complican mucho a nivel administrativo.
El patrocinador ya no se conforma solamente con meter su logotipo en el programa, también busca una visibilidad que sea medible, la interacción directa con los asistentes. Muchas veces nos cuesta darle la información que le permita comprobar ese retorno. Es necesario crear propuestas muy creativas y saber bien qué interesa a cada patrocinador. Quienes esponsorizan también exigen momentos de networking, quieren estar con el profesionales, interactuar con los participantes para saber cómo mejorar su producto y acercarse más a ellos.
¿Puede mejorar la relación con los proveedores?
Lo primero que siempre decimos es que no buscamos proveedores, sino colaboradores. Cuando la otra parte lo concibe así, se convierte en un socio estratégico que rema en la misma dirección. Valoramos la flexibilidad que exigen los eventos, la atención al cliente que busca ir un paso por delante, que se esfuerza en asesorar y cuida la rapidez en la respuesta, porque al final no solo estamos vendiendo un producto o un servicio, sino que buscamos contribuir a una experiencia global.
¿Ha cambiado la percepción del OPC?
Tendría que incorporar esta pregunta a mis encuestas. Desde mi punto de vista, antes se nos veía más como un proveedor de servicios, pero ahora es diferente. Cuando creamos el briefing ya no se trata de un listado de cosas que contratar, sino que hablamos de qué buscamos con el congreso y el impacto que va a tener en los asistentes y el destino.
LinkedIn ALEJANDRO SALESA