¿Qué tipo de congresos organizan?

Llevamos más de 35 años en el sector y organizamos anualmente alrededor de 50 congresos, desde pequeñas acciones de 35 personas hasta congresos multitudinarios, con 8.000 asistentes. Mayormente realizamos congresos, pero también organizamos otro tipo de eventos, como entregas de premios o lanzamientos de productos.

¿Los formatos híbridos y digitales siguen teniendo demanda?

Poco después de la pandemia aún seguíamos realizando algunos congresos virtuales y bastantes híbridos, pero ya menos. Creo que nos encontramos en un momento en el que hay cada vez más ganas de realizar acciones presenciales. A veces se mantiene el formato híbrido para favorecer a quienes cuentan con menos recursos económicos y no pueden acudir presencialmente al congreso. También para aquellas asociaciones que quieran disponer de pequeñas píldoras informativas dentro de sus páginas web o mantener la formación entre sus asistentes.

¿Cómo están evolucionando los congresos? ¿Qué se está implementando cada vez más y qué se está abandonando?

Lo que nuestros clientes cada vez piden más es que sus congresos dejen huella en el asistente. Es decir, el esfuerzo del delegado al desplazarse y dedicar su tiempo a asistir al congreso tiene que merecer la pena y aportarle valor. Cada vez cuidamos más la creación de un relato y de elementos que conviertan la asistencia a un congreso en una experiencia. Esto depende mucho del tipo de congreso y del comité. A veces, por ejemplo, se puede impactar con diferentes opciones a nivel tecnológico porque eso es lo que se busca, o puede ser todo lo contrario; a través de actividades o talleres manuales, con un carácter más cercano. Es algo que trabajamos y definimos con cada asociación.

¿Cómo están evolucionando sus propios procesos operativos? ¿Qué acciones ya delegan en la IA y cuáles tienes previsto delegar?

Nos vamos apoyando cada vez más en la IA. Nos ayuda a agilizar procesos relacionados con el tratamiento de bases de datos, mejorar el aspecto final de una presentación… Estamos viendo la posibilidad de delegar alguna que otra tarea de cara al futuro, pero aún lo estamos valorando. Igualmente, somos conscientes de que el verdadero valor es el know-how que nosotros podemos aportar.

¿Se ocupan ustedes de conseguir patrocinios?

Habitualmente es una tarea compartida con los comités organizadores de los congresos. A partir de reuniones de trabajo, intercambiamos información sobre posibles patrocinadores y les ayudamos a elaborar la propuesta económica, así como las contrapartidas.

¿Es cada vez más difícil conseguir patrocinios? ¿Han aumentado las exigencias de las marcas participantes?

A lo largo de los años siempre hemos afirmado que cada vez es más difícil conseguir patrocinios. Creemos que las exigencias de las marcas han variado y necesitamos ofrecerles algo distinto. Los patrocinadores están más abiertos a colaborar si les ofrecemos una manera de romper esa “barrera” que generaba el típico stand en la zona de exposición, sobre todo en aquellos congresos de ámbito científico. Prefieren salir del stand habitual y participar de una manera en la que se acerquen más al asistente y formen parte de la experiencia que ha ido a vivir.

Hace unos años existía una brecha más clara entre el patrocinador y el asistente, y la presencia de la marca estaba muy definida. Por ejemplo, su logo aparecía en determinados lugares en función de la categoría a la que perteneciese. Pero ahora, esa presencia ha evolucionado hacia un patrocinador que busca formar parte de la experiencia.

Aunque aún se mantenga la zona de exposición, ha cambiado mucho la manera de presentar los stands, que ya no son el típico mostrador que genera distancia con el asistente. Ahora son espacios que favorecen mucho más la proximidad, algunos incluso parecen cafeterías, y son zonas más acogedoras. Otra de nuestras propuestas consiste en ofrecerles espacios creados y pensados por el propio organizador del congreso, y eso al patrocinador le parece atractivo. Por ejemplo, zonas de networking, áreas de descanso, speakers corners…

También participan más en el programa del congreso y, a veces, se les da la oportunidad de colaborar en algunas sesiones o mesas redondas. Del mismo modo se les ofrecen salas donde desarrollar pequeñas dinámicas relacionadas con la temática del congreso.

Con respecto a la asistencia, ¿es difícil atraer a las generaciones más jóvenes? ¿Qué están haciendo las asociaciones al respecto?

Este es un punto clave. Por ejemplo, procuramos adaptarnos al lenguaje y a los canales que utiliza el público más joven. También cuidamos los formatos de los programas para que resulten atractivos a las nuevas generaciones, apostando por sesiones más cortas y dinámicas.

La clave está en ir al unísono con las propias sociedades. Muchas de ellas son conscientes de la importancia de conectar con este perfil y han creado iniciativas como los grupos de rising stars, orientados a dar más visibilidad a los jóvenes profesionales. Cuando se combina la experiencia de los perfiles sénior con la frescura y creatividad de las nuevas canteras, el resultado es enormemente enriquecedor.

¿Cómo describiría la evolución de los OPCs en estos últimos años? ¿Hacia dónde va su oferta y cómo puede contribuir un OPC al éxito de un congreso?

Lo más importante para lograr la satisfacción del cliente es aportar un valor real y que contratarnos para la organización de su congreso haya merecido la pena. Ahí radica, precisamente, la evolución de los OPC. Antes solo se esperaba una planificación y coordinación impecables que llevasen al congreso a la excelencia. Hoy en día, todo eso se da por hecho y el OPC debe ser capaz de ayudar al cliente a mejorar la experiencia del asistente; es decir, ofrecerle un valor añadido.

Por ejemplo, un aspecto que diferencia cualquier propuesta y por el que estamos apostando firmemente es la sostenibilidad, la búsqueda de proveedores que integren a colectivos desfavorecidos y lo que consideramos es fundamental para el éxito de un congreso: generar un legado.

Este año lo hemos llevado a cabo en un par de ocasiones. Hay muchas maneras de dejar un legado, desde en la propia ciudad sede como en el mismo colectivo vinculado al congreso. Hemos trabajado con convention bureaux, como el de Barcelona, para, junto con los comités, encontrar algo que aporte valor y perdure más allá del congreso.

LinkedIn CRISTINA BLASCO