La nueva asociación SecTyC ya es oficial: se describe a sí misma como una agrupación que apuesta por la formación, representación y profesionalización de las secretarías técnicas y científicas de sociedades científicas relacionadas con el ámbito de la salud. La idea original de Xavier Esteve, gran conocedor del sector tras su larga trayectoria en SemFYC (Sociedad Española de Medicina de Familia y Comunitaria) y el apoyo incondicional de Silvia Súarez, directora de Azul Congresos, ha recibido gran apoyo por parte del sector.

Actualmente la junta directiva está compuesta por Xavier y Silvia, como presidente y vicepresidenta respectivamente y Jose Mª Ávila (AM Conferences & Meetings), como secretario, además de Mar Rodríguez (Sociedad Española de Bioquímica y Biología Molecular), Jesica González (Sociedad Española de Patología Digestiva), Jaume Pros (Sociedad Española de Periodoncia y Osteointegración), Zoraida Sevilla (Cevents) y Ester Zoroa (Kenes Group).

Silvia Súarez nos cuenta en primera persona los objetivos que buscan alcanzar con esta nueva asociación.

¿Qué es SecTyC y por qué nace?

Nace con el objetivo de dar visibilidad, representación y reconocimiento a un colectivo que consideramos desempeña un papel fundamental en el ecosistema científico y asociativo español.

Con ese colectivo me refiero a las secretarías técnicas y científicas, que al fin y al cabo son el soporte de las sociedades científicas en sus diferentes formatos, ya sea mediante empresas subcontratadas para ejercer de secretaría técnica o a través de equipos pertenecientes a la propia sociedad científica.

Queremos darles apoyo en todo, y esto incluye formación continuada, aprendizaje sobre la gestión y relación con los órganos de gobierno, con los socios, los proyectos científicos, además de los congresos y reuniones que forman parte de su actividad.

¿Por qué han decidido crear una asociación al respecto?

Surge de la necesidad de compartir el conocimiento que tenemos algunos, de establecer unos estándares básicos de calidad y, sobre todo, de profesionalizarnos. Como en España no tenemos una formación reglada que nos enseñe o nos exija cómo desempeñar las labores de una secretaría técnica o científica, y todos procedemos de mundos diferentes, nuestra apuesta pasa por profesionalizar una actividad que sobre todo los últimos años ha crecido muchísimo.

¿Cuándo se refiere a la actividad de una sociedad, se trata de los congresos?

La actividad de una secretaría técnica de una sociedad científica abarca más cosas, porque esa sociedad no solo organiza el congreso, sino que ofrece otro tipo de formaciones, muchas de ellas cuentan con revistas científicas cuya edición también requiere apoyo. Además, en el día a día también se gestiona el trato directo con los socios, la formación mediante webinars o plataformas de uso extendido en el ámbito sanitario… queremos ser referencia para que las sociedades puedan saber si van bien o de qué herramientas disponen en caso de que necesiten apoyo.

¿Quién se puede asociar a SecTyC?

Es una asociación abierta a todas aquellas personas, empresas y profesionales que desempeñen labores de secretaría técnica para sociedades científicas, asociaciones profesionales y otras entidades vinculadas al ámbito del conocimiento y la investigación.

El objetivo es crear un espacio compartido entre todas estas organizaciones y ejercer de frente común hacia nuestros intereses.

Con carácter gratuito, el único requisito que exigimos es que quien se asocie realmente ejerza de secretaría permanente, ya sea con carácter técnico y/o científico, de una sociedad científica. Hay empresas que pueden llevar más de una secretaría y sociedades que cuentan con la suya interna. Algo que queremos dejar muy claro es que no pueden asociarse juntas directivas, sino responsables de secretarías técnicas y/o científicas.

¿Cuáles son los objetivos de la asociación a corto y medio plazo?

Ante todo, crecer, consolidarnos, darnos a conocer y que los profesionales entiendan lo que hacemos, porque seguimos siendo grandes desconocidos, muchas veces incluso dentro de las mismas sociedades.

Nuestro principal objetivo es la profesionalización, ofrecer formación, recursos… compartiendo conocimiento entre profesionales que hemos ido aprendiendo a través de la experiencia. Queremos convertirnos en asociación de referencia, impulsar iniciativas de formación, de elaboración de recomendaciones, estándares de calidad, etc. sin olvidarnos de fortalecer la interacción con otras sociedades o asociaciones del sector dentro del mundo congresual y MICE.

¿Forma parte de los objetivos que las sociedades hagan mejores congresos?

No especialmente, aunque forma parte de nuestras funciones comunicar sobre cómo consideramos que se debe hacer un congreso y generar conciencia de que la secretaría es responsable de que ese congreso salga bien. Esto teniendo en cuenta que tras la organización de un congreso hay distintas modalidades, a veces internas, a veces subcontratadas, a veces parte y parte…

Hasta no hace mucho el congreso era la principal fuente de financiación de la sociedad y la gran acción sobre la que ponía la atención. Defendemos una visión del congreso que va más allá, que no sea una cita que llega y se muere, sino que forme parte de una continuidad para la propia sociedad. Que ésta sea capaz de generar herramientas que sirven para transferir el conocimiento y vayan más allá de ese congreso.

Es decir, sería ligar el congreso al resto de la actividad anual de la sociedad, haciendo además de los congresos acciones que sean más eficientes, innovadoras y permitan darle continuidad a todo lo aprendido.

¿Cuáles son los aspectos que más se deben trabajar?

Necesitamos profesionalizarnos y dar la mayor calidad posible a nuestros clientes, que una secretaría permanente, técnica y/o científica no caiga en manos del primero que pasa, sino que nosotros mismos estemos formados y podamos formar a nuestros compradores, que en este caso son las sociedades científicas. Es el camino para que ellos puedan sacar mayor provecho de su propio trabajo a nivel asociativo, porque disponen de una gran cantidad de conocimiento que muchas veces no se explota.

Ofreceremos pistas como, por ejemplo, si la sociedad tiene una revista científica, informarle de que lo mejor que puede hacer con ella es indexarla para que sus artículos tengan mayor impacto. Otro ejemplo: si contó en su congreso con unos ponentes maravillosos, que eso no quede en una sola vez. Hoy en día, ayudados por la tecnología, se puede extraer mucho de ese conocimiento, organizar webinars, cursos de expertos…

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