¿Qué es lo que más ha cambiado en el mundo de los congresos?
Desde que yo comencé en 2005 hasta ahora, siempre con el sector médico como principal cliente, he ido notando cambios y en todo tipo de congresos, ya que nosotros organizamos desde alguno de 4.500 delegados a otros de 150, tanto en formato online como en presencial. La tendencia más significativa apunta a la especialización de los congresos, cada vez hay más dentro de cada disciplina y esto conlleva un mayor número de encuentros.
En nuestro caso, que trabajamos en Argentina, también percibimos el interés por asistir a los congresos que se organizan aquí desde países limítrofes, donde no se alcanza una especialización tan alta. También estamos notando más asistencia de la esperada en muchos de los congresos que organizamos.
¿Los formatos virtuales siguen despertando interés?
Hasta 2023 hemos tenido peticiones de congresos híbridos, pero hoy en día lo que se exige es presencial, lo cual agradecemos, ya que es posible desarrollar el aspecto social que sobresale en nosotros los humanos.
De todas formas, en los cursos sí se mantiene la parte híbrida, sobre todo en países tan extensos como el nuestro en el que no siempre los profesionales pueden desplazarse.
¿Qué opina sobre la gestión de patrocinios? ¿es cada vez más complicado conseguir apoyos?
En Argentina se da un contexto económico que no ayuda, además de que cuesta un poco más obtener apoyos. Desde la pandemia las marcas han descubierto otros caminos para llegar a las audiencias que les interesan y las partidas para este tipo de acciones se mantienen en sus presupuestos, lo que acota la inversión en congresos y eligen mucho dónde van a poner sus fondos.
¿Qué es ineludible ofrecer para conseguir esos apoyos?
Hay que ofrecer siempre visibilidad, la participación en simposios y crear momentos en los que consigan llegada con los participantes.
¿Las exigencias de los patrocinadores son cada vez mayores?
Sí, exigen cada vez más cosas, más datos, más presencia, quieren tener más contacto con el participante. Por ejemplo, si se trata de un simposio, piden que se pueda escanear el acceso para saber quiénes están participando y poder tener un listado de quienes se interesaron por el producto.
Es decir, están bien enfocados a que cada peso valga la pena.
¿Las asociaciones están dispuestas a evolucionar con respecto a las exigencias de los patrocinadores?
Algunas sí, otras son más tradicionales y en algunas cuestiones no ceden, mientras que otras son más modernas. Hoy en día tenemos comités que están integrados ya por millennials y son un poco más flexibles.
¿Os cuesta captar a las audiencias más jóvenes?
Asistir al congreso de su especialidad o disciplina es algo muy integrado en los médicos, incluso entre los más jóvenes, pero hay que ofrecerles sesiones más participativas, vemos que en este tipo de convocatorias participan más. No quieren participar como meros espectadores. Por ejemplo en las sesiones de pósters con pantallas, quieren exponer ante un jurado que les haga preguntas o participar en sesiones con expertos.
No solo buscan poder preguntar en las sesiones, independientemente de que sea por canales digitales, quieren participar. Incluso cuando se trata de presentaciones de casos clínicos, interesan mucho las votaciones, sea posible equivocarse, no hay temor a la prueba y el error.
Nos tocó en uno de los últimos congresos de cirugía que hemos organizado: había dos expertos y cada uno defendía una posición en un ring ficticio, donde se “peleaban” argumentando y buscando que el público se decantase por uno u otro, para llegar al final a la resolución del caso clínico. Esto funcionó. Se trataba de que aprendieran con el ejercicio analizando el caso pero de un modo participativo.
¿Qué lugar ocupa la inteligencia artificial en sus procesos?
Cada vez está más presente en el contenido de las sesiones. Se empezó invitando a expertos en inteligencia artificial y hoy en día ya se instruye a los médicos en base a esta tecnología.
En cuanto a nuestros propios procesos de organización, estamos utilizando algunas herramientas para preparar newsletters o identificar a algún asistente. Pero por ejemplo no termina de encajar el tema chatbots, la gente quiere conversar con una persona humana. Hubo dos congresos en los que se recurrió a la traducción por inteligencia artificial y resultó satisfactorio en relación a las cuestiones técnicas.
Pero aquí en Argentina, cuando se comparan costes sigue siendo similar al de la traducción con personas, porque con la IA cuantas más salas se requieren más aumenta la inversión en ancho de banda y en aplicaciones.
Hablemos de sostenibilidad ¿pesa a la hora de elegir proveedores?
En el tema de los congresos lo estoy notando como algo muy incipiente. Por ejemplo, si bien ya no se están imprimiendo programas, certificados de participación, entregando portafolios y en su lugar bolsas de tela que puedan reutilizar… no se va mucho más allá.
La tendencia a seleccionar proveedores sostenibles es más evidente en los eventos corporativos. Como ejemplo, hace dos años tuvimos un evento de una empresa de Japón que exigió como sede un hotel “verde”, con certificación de su compromiso.
Solo se pudieron presupuestar establecimientos que cumplían con ese criterio. Creo que las empresas tienen más conciencia de esa sostenibilidad. En los comités condicionan demasiado los costes.
Veremos cuando en los años venideros las generaciones más jóvenes ya estén en los comités e intenten aplicar toda esa conciencia. No obstante, destaco algunas señales como el hecho de evitar que no sobre mucha comida del catering, y si sobra, que pueda ser utilizado en alguna acción social.
A mi no me ha tocado, pero sí tengo colegas que han medido en sus congresos la huella de carbono a través de algunas empresas especializadas, con la intención de compensar.
¿Importa el legado?
Creo que algunas acciones como plantar no siempre convencen a los comités, que se muestran más interesados por las acciones hacia la comunidad.
En Buenos Aires y Rosario ya se ha utilizado un congreso sobre hipertensión para tomar la presión al público general y concienciar sobre la prevención. También hemos desarrollado acciones que tienen que ver con la prevención en cardiología, el impulso de la caminata saludable, cursos de primeros auxilios… no entra en el capítulo de la sostenibilidad pero sí del legado.
LinkedIn MARCELA CLEMENTE