¿Qué tipo de congreso organizan?
No tenemos un congreso anual, sino más bien una cartera de acciones cíclicas. Una de las más destacadas es CIRED (Congreso y Exposición sobre Distribución de Electricidad), de cuya organización nos ocupamos cada cuatro años. Este año se celebró en Suiza con más de 2000 delegados y 110 expositores.
Otro evento destacado es ECOC, el Congreso Europeo de Comunicaciones por Fibra Óptica, que organizamos cuando se celebra en Reino Unido, aproximadamente cada ocho años. Se registran unos 1500 delegados y hay también una feria adjunta con más de 300 expositores, que atrae a más de 4000 personas. Son congresos con convocatoria de artículos, y las sesiones tienen un contenido muy técnico sobre los últimos estudios o innovaciones en el sector.
Nuestro programa incluye también congresos internacionales de menor envergadura, principalmente en Europa y ahora también en Asia, así como un número creciente de cursos de formación. Al año organizamos más de 40 acciones de entre 100 y 350 asistentes. Además, contamos con en torno a 1000 microeventos anuales, organizados por nuestros voluntarios en todo el mundo y de asistencia gratuita, del tipo de webinars, presentaciones, etc.
¿Percibe que ha cambiado el comportamiento de los asistentes?
Los patrocinadores y los expositores siguen queriendo encontrarse físicamente con los compradores. Eso no ha cambiado. En cuanto a los delegados, tenemos un público (compuesto principalmente por ingenieros, académicos…) que es bastante conservador en general, pero hemos notado que responden bien a las acciones de wellbeing que hemos introducido, como carreras o caminatas, y que les encantan los momentos destinados al networking y las cenas más informales.
Por otro lado, percibimos menos interés en los talleres. Creo que tenemos el deber de experimentar y ser más creativos, sorprender al público con temas y ponencias de otros sectores que puedan aportarles algo. Es algo que otros delegados esperan pero que, para nuestro público, más técnico, no resulta natural.
¿Cómo consiguen atraer a las nuevas generaciones?
Para captar a profesionales que están en el comienzo de sus carreras, lo que hacemos es ofrecer a los delegados que ya se han registrado un código especial para que puedan invitar a compañeros suyos de menos de 30 años que también podrían beneficiarse de asistir, ofreciéndoles un descuento considerable. A veces esta táctica reporta buenos resultados, pero hay ocasiones en las que no.
Por otro lado, los eventos con presentación de papers atraen a muchos estudiantes que están preparando su tesis de doctorado o trabajando en algún proyecto de investigación, por lo que el perfil suele ser más joven.
¿Están recurriendo a los formatos híbridos?
No, nuestras acciones son presenciales o completamente online. Contábamos con un par de cursos en formato híbrido, pero comprobamos que no funciona bien.
Son eventos muy costosos, que requieren mucho trabajo, y la gente no se conecta. No merece la pena.
¿Cuáles son los mayores retos a la hora de organizar un congreso y seguir atrayendo a los asistentes?
En el caso de los congresos con posibilidad de presentar papers, el principal reto es conseguir financiación para los proyectos de investigación y desarrollo. Los académicos reciben menos fondos para sus proyectos de investigación y eso tiene un impacto en el contenido.
Las empresas también tienen presupuestos más limitados, ya sea para patrocinios o para enviar a delegados al congreso. Por eso nuestros cursos funcionan mejor, ya que se ven como algo necesario, mientras que asistir a un congreso es solo algo idóneo.
Los proveedores también sienten la presión económica por la inflación, o recientemente por los aranceles impuestos por Estados Unidos, e intentan aplicarnos ese incremento. Por eso también tenemos que ser más creativos y valientes en la negociación de costes, o trabajar con universidades que puedan proporcionar la sede de forma gratuita.
¿Perciben más exigencias por parte de los patrocinadores?
Los patrocinadores nunca están 100% satisfechos y siempre son exigentes en sus expectativas. Esto no es nada nuevo. Buscan una buena relación calidad-precio, algo que les merezca la pena, pero lo que esto significa puede variar mucho de un patrocinador o expositor a otro. Y, aunque quieren calidad, también exigen volumen.
Hemos notado que los eventos destinados a un nicho específico funcionan mejor a la hora de atraer financiación, en comparación con aquellos con una temática más amplia, en los que los patrocinadores no ven tanto el valor que les aporta. Tal vez es algo que debemos explotar más.
¿Qué criterios tienen más peso a la hora de elegir destino?
Aparte de la conectividad, tenemos que ser conscientes de diferentes factores, por ejemplo si nos asociamos con una universidad o, en los congresos con presentación de papers, si una buena parte de las propuestas proceden de un destino en particular. En ese caso nos planteamos si tal vez es más interesante hacer el congreso allí.
¿La sostenibilidad es también un factor clave?
Si. Hemos dejado de imprimir muchos materiales, e intentamos hacerlo todo en formato digital, ya se trate de folletos, guías o el programa del congreso. Lo incluimos en aplicaciones o, para los congresos más grandes, en una web dedicada.
Nuestro equipo de operaciones también considera el ranking de sostenibilidad del venue donde se va a desarrollar la acción, cómo va a llegar la gente hasta allí, cuál será la huella de carbono, etc.
No obstante, a veces creo que es algo que resulta agradable tener, pero que no es estrictamente necesario.
¿Han incorporado la IA u otros avances tecnológicos en sus procesos de organización?
Utilizamos aplicaciones de IA como Copilot en diferentes departamentos, por ejemplo para escribir propuestas para patrocinadores o expositores. También en el área de logística para presentar la información a los delegados de una manera más amena, o para crear una guía incluyendo lo que pueden hacer en el destino en su tiempo libre.
A la hora de seleccionar con quién trabajamos, hay quienes la usan para encontrar ponentes, proveedores o venues. En las acciones de marketing recurrimos a la IA para preparar contenido, por ejemplo para redes sociales, aunque siempre revisándolo primero por parte de nuestro staff. No todo el mundo se siente cómodo con esta tecnología, y en general nuestros equipos tienden a ser bastante conservadores.
LinkedIn NICOLE DOMINGUEZ