¿Qué tipo de congresos organizan?
Nuestra temática básicamente es Medicina y esto representa el 95% de nuestra actividad. El resto tiene que ver con el sector científico.
¿Qué tendencias perciben en los congresos médicos?
El congreso médico tiene sus peculiaridades, prima ante todo el contenido científico: que las ponencias sean muy punteras, se presenten las últimas novedades y todo suceda en la sala. El resto, en relación a la estética o la decoración, se valora, pero no se busca el efecto wow! ni lucirse a este respecto.
La realidad del día a día es compleja porque no todas las especialidades tienen los mismos recursos ni los mismos intereses, por lo que a veces se trata de congresos muy científicos y muy importantes en los que se
abordan temas de actualidad, pero no siempre es fácil conseguir financiación.
¿Está costando más conseguir patrocinios?
Depende del congreso. Es necesario estar muy de la mano de la sociedad médica. Cuando organizamos un congreso directamente desde dentro, ya hay un trabajo hecho de muchos años, se fideliza a las empresas y se les facilita que presenten sus productos, sus novedades… pero hay congresos o cursos que no cuentan con una temática tan atractiva y donde cuesta un poco más. Pero, de manera general, si se mantienen propuestas de patrocinio no demasiado elevadas, sigue siendo posible conseguir buena financiación.
¿Le parece que las marcas siguen creyendo en los congresos?
Muchas marcas apuestan por acciones de promoción propias porque tienen algún producto que necesitan lanzar, pero en numerosas ocasiones también prefieren aprovechar el congreso para estos lanzamientos. No es lo mismo hacer un evento puntual de marca que asociarlo al congreso de la sociedad, que la gente percibe como mucho más interesante, ya que quien asiste no solo se desplaza por eso, sino por multitud de cosas más.
¿Aumenta la exigencia por parte de los patrocinadores?
Tenemos muy claro que pueden aportar todo el merchandising que quieran, patrocinar cenas, cafés… pero cuando se trata de un tema vinculado al contenido científico deben transmitirnos antes qué quieren presentar para que sea validado por el comité. Si este lo considera interesante o acorde a la finalidad del congreso, se incluirá. Pero jamás se van a facilitar datos personales de los inscritos. Sí puede pasar que
quieran contactar con determinados asistentes, pero el contacto se realiza a través nuestro para que el prescriptor, si desea entrar en relación, lo haga libremente.
He de decir que nunca hemos recibido presiones al respecto, las marcas entienden los límites impuestos por la ley de protección de datos y la respetan.
¿Cómo se está tratando el tema de la presencialidad? ¿Es ineludible?
Las sociedades priman que los profesionales puedan asistir al congreso para generar networking, establecer relaciones y dar germen a nuevos proyectos, pero según el tipo de congreso puede primar la parte
docente. En estos casos no resulta problemático conectarse varias horas a una pantalla o escuchar puntualmente las charlas que interesan.
Por eso mantenemos el formato híbrido en muchos congresos, para que quienes no pueden conseguir la financiación para asistir no tengan que renunciar a la formación.
¿Las asociaciones saben cuidar a las audiencias digitales?
En otras especialidades se ha podido cuidar más la experiencia del usuario, pero en Medicina seguimos haciendo muchos webinars para resolver temas puntuales o cuestiones de carácter científico en los que
percibimos que la sesión se alarga por el interés de la temática, sin importar demasiado las condiciones en cuanto a la simplicidad del formato. Se puede cuidar un poco la estética, pero la prioridad es la temática, el
contenido.
El asistente lo que está buscando es el conocimiento y el certificado de asistencia que acredite ese aprendizaje, por lo que tiene que demostrar una asistencia en tiempo real, ya sea presencial o virtualmente. Esa es la necesidad que nosotros tenemos que resolver: dar la oportunidad de asistir, ya sea en formato presencial o remoto, a la sesión de docencia que les interesa.
A la hora de crear contenido está siendo un problema para las asociaciones gestionar a las distintas audiencias?
Con la pandemia vivimos que la formación no se podía parar y desde el inicio se organizaron webinars, másters, formaciones periódicas… y hasta los más veteranos supieron adaptarse a estos formatos. Es cierto que ahora las sociedades médicas tienen un apartado de redes sociales con contenido relacionados con casos, recursos más dinámicos… que se dirigen a un público más joven. Permite mantener su atención con
material que les sirve en su día a día y son un público que también requiere de los webinars, congresos… y demás oportunidades que la sociedad les ofrece.
¿El formato tradicional de congreso es atractivo para las generaciones más jóvenes?
Viven los congresos de una manera diferente, ya no se trata de algo tan social como hace 25 años, cuando no había tantas opciones y los profesionales se desplazaban tres o cuatro días, con acompañantes… las
relaciones eran diferentes porque los médicos se veían en los congresos. Ahora hay grupos de trabajo más dinámicos en las redes sociales y el contacto y posibilidades de trabajar de manera multidisciplinar es diferente. Esto ya no sucede solo en los congresos, pero estos no dejan de ser la ocasión de conocer a la gente a la que admiran, de escuchar en persona a sus referentes.
Las nuevas generaciones pueden tener actualmente más dificultades a la hora de tener días libres, pero al final se organizan, recurren a sus vacaciones… y seguimos teniendo su presencia. De hecho, en los últimos
años la asistencia a los congresos ha aumentado.
¿Se está reduciendo la duración de los congresos?
Estamos intentando reducirla para facilitar que los inscritos se pueda desplazar, pero hay muchos congresos, sobre todo los multidisciplinares, en los que se programan muchas sesiones paralelas y no es fácil reducir la duración.
Los congresos europeos, sobre todo los científicos, siguen siendo excesivamente largos, pero aún así mantienen la asistencia. Nos dimos cuenta recientemente: durante cinco días hubo todo el tiempo seis salas paralelas funcionando y 300 profesionales se quedaron para la cena de gala del último día, que se hizo en sábado y conllevaba pernoctar una noche más.
No obstante, las sociedades españolas tienden a recortar un poco los congresos y completar las acciones de formación con webinars, cursos… y otras propuestas de formación más puntuales de un día de duración a lo largo del año.
¿Cómo ve la oferta en cuanto a espacios?
Estamos viviendo dos realidades: en las ciudades grandes, es complicado por agenda acceder a los centros de convenciones y grandes hoteles y, además, los precios se están volviendo prohibitivos. Esto afecta
tanto al coste del alquiler como a los añadidos que siempre surgen a última hora. Por eso muchas sociedades españolas que organizan congresos de menos de 700 personas prácticamente no se pueden permitir las ciudades grandes. En muchos casos estamos recibiendo propuestas de 200-250 euros por noche, algo excesivo para un congreso de dos o tres días.
En el caso de los clientes europeos, el interés por las ciudades grandes se mantiene, pero las sociedades medianas y pequeñas están encaminándose a ciudades medianas con más oferta complementaria, de ocio cultural… donde percibimos que les apetece que vengas. Esta es la segunda realidad. En los destinos grandes a veces parece que nos convertimos en “otro congreso más”, mientras que en los medianos a las OPCs nos cuidan, nos llaman… nos sentimos mejor recibidos. Los convention bureau están haciendo una labor muy interesante en este sentido y, en cuanto a precios, están jugando en otra liga.
¿La elección de este tipo de destinos puede generar mayor asistencia?
A destinos como Madrid y Barcelona es más fácil desplazarse, pero si para poder pernoctar hay que pagar más de 200 euros, cuando en una ciudad más pequeña se puede conseguir habitación por 80… a muchos delegados no les importa tardar dos horas más en llegar al congreso si esto redunda en un ahorro. Si consiguiéramos mejorar la accesibilidad de algunas ciudades, despegarían muchos destinos que ya cuentan con
infraestructura para recibir congresos. Muchos ya tienen experiencia en recibirlos. Y los que no tienen tanto rodaje, lo suplen con interés y buena voluntad.
El congreso médico no requiere un despliegue de medios enorme, sino salas correctas y servicios complementarios de calidad. Y esto se encuentra fuera de las grandes ciudades.
LinkedIn PILAR TENA